Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное дело работника образца 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Документы для формирования личного дела
Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.
Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.
Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:
- Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
- Заявление о приеме;
- Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
- Копия военного билета (при наличии)
- Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
- Справки об отсутствии судимости.
- Справки с прежних мест работы и т. д.
Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:
Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:
- Должностная инструкция;
- Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
- Согласие на обработку ПД;
- Заявление о предоставлении вычетов;
- Заявления на отпуска;
- Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
- Справки о последующих медосмотрах;
- Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
- Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
- трудовая книжка;
- страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
- документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
- загранпаспорт;
- справка о наличии (отсутствии) судимости.
Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
Документы о противодействии коррупции
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Оформление личного дела
| Титульный лист | Наименование организации;
наименование структурного подразделения, в котором заведено дело; индекс (номер) личного дела; заголовок личного дела — указываются ФИО работника в именительном падеже; Начало и окончание; Количество листов; Срок хранения. |
| Формирование папки | В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения – не менее 75 лет. |
| Заполнение документов. | Проставляется нумерация, производится опись, вносятся любые корректировки, закрывать и сдавать в архив может только тот специалист кадров, который по приказу компании несет за них ответственность. |
| Составление описи | Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены в хронологическом порядке, также их полагается пронумеровать, описать и прошить. |
Ответственность за нарушение сроков хранения кадровых документов
За нарушение сроков хранения кадровых документов кодексом об административных правонарушениях предусмотрена ответственность.
Надо отметить, что еще до 2020 года размер санкций был несущественным. Так, например, за подобное нарушение руководителя компании могли наказать штрафом в размере 300 рублей, а должностное лицо вообще не несло материальной ответственности.
Теперь все изменилось. За нарушение сроков хранения предусмотрены следующие меры:
- предупреждение или материальное взыскание до 3 тыс. рублей для нарушителей – физических лиц;
- если правонарушение совершил сотрудник, признанный должностным лицом, то он понесет наказание в виде штрафа в размере от 3 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
- для юридических лиц мера ответственности ограничена десятью тысячами рублей.
Привлечь к ответственности могут сразу несколько лиц, виновных в совершении правонарушения, например и работника, утилизировавшего бумаги до истечения срока хранения, и руководителя компании.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.
Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.
Сроки хранения личных карточек
Для 2020 года в отношении сроков хранения личных карточек действовали 2 нормативных документа:
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 — он утратил силу с 18.02.2020;
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — он начал действовать с 18.02.2020.
Утративший силу Приказ № 558 для личных карточек устанавливал единственный срок хранения, равный 75 годам (п. 658). Приказ же № 236 содержит 2 срока (п. 444, примечание 3 к Перечню документов):
- 75 лет — срок хранения документов, оформление которых завершено до 2003 года, а также в отношении лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой;
- 50 лет — для документов, делопроизводство по которым завершилось после 2002 года.
Личное дело сотрудника
Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет. Перечень (опись документов) Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления.
Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним. Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего.
На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных. Для частных структур и ИП Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Распространенные ошибки, связанные с личным делом
Ошибка 1. В личном деле сотрудника можно хранить копии любых документов.
Как правильно. Не все документы можно хранить в личном деле сотрудника. В личном деле нельзя хранить документы, которые не связаны с исполнением служебных обязанностей. Документы, которые безопасно хранить в личном деле это:
- трудовой договор;
- приказы;
- анкеты;
- трудовую книжку;
- другие документы, разрешенные законодательством (смотри таблицу в начале статьи)
Копии следующих документов небезопасно хранить в личном деле:
- ИНН;
- СНИЛС;
- паспорта;
- военного билета;
- свидетельства о браке;
- свидетельства о рождении детей и т.д.
Причем запрашивать такие документы при оформлении сотрудника можно, но вот хранить их нельзя. На этом настаивает Роскомнадзор. Такую позицию разделяют также и судьи, об этом в частности сказано в Постановлении Кировского судебного района города Астрахани по делу № 5–244/2012 от 24.05.12 и в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.14.
За нарушение этих правил предусмотрен административный штраф, который может достигать до 50 000 рублей. Это сказано в части 1 статьи 13.11 КоАП. Организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему сотрудников, могут вынести предупреждение, но если они не отреагируют и не исправят ситуацию, то им могут грозить следующие штрафы.
| На кого будет наложен административный штраф | Размер штрафа, в рублях |
| На физическое лицо | 1 000 – 3 000 |
| На должностное лицо | 5 000 – 10 000 |
| На юридическое лицо | 30 000 – 50 000 |
Текущее хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
До того, как сотрудник будет уволен, его личное дело находится «в работе». В папку подшиваются все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, в том числе:
- медицинские заключения и справки, подтверждающие факт прохождения обязательных осмотров;
- дополнительные соглашения;
- заявления и объяснительные записки;
- служебные и докладные записки от непосредственного руководителя;
- копии приказов о награждениях, переводах и перемещениях;
- материалы оценочных и аттестационных мероприятий;
- акты приема-передачи личных дел служащих, переводимых на другую работу и пр.
Руководитель обязан не только организовать хранение личных дел сотрудников в отделе кадров, но и обеспечить сохранность документов.