Какие документы подтверждают расходы на аренду автомобиля в командировке?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы подтверждают расходы на аренду автомобиля в командировке?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.

Определяем размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

• мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

• мотоциклы – 1 200 руб.

В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

• времени использования личного транспорта в служебных целях;

• объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Сдача в аренду машины индивидуальным предпринимателем

Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.

Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.

В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.

Оформление направления работника в командировку на личном автомобиле

В российском законодательстве нет ограничений по типам, классам, моделям транспорта, который может использоваться для решения производственных задач. Но требует документального подтверждения использования его в целях работодателя. Компания компенсирует расходы на топливо, оплачивает амортизацию.

Порядок возмещение расходов регламентируется дополнительным соглашением, которое прилагается к трудовому договору. В этом документе определяется:

• порядок эксплуатации личного автомобиля работника;

• размер компенсации, включая амортизацию;

• порядок возмещения расходов.

Аренда авто с экипажем у ИП

Арендодателем может выступать физическое лицо, зарегистрированное как ИП. Вопрос налогообложения при аренде автомобиля с экипажем у ИП полностью снимается с организации-арендатора. Налог с дохода от аренды платит ИП в соответствии с применяемой им системой налогообложения. Что касается страховых взносов в части оплаты услуг по управлению транспортным средством, то и здесь ИП уплачивает их самостоятельно в фиксированном размере в рамках своей предпринимательской деятельности, если он сам является водителем. В случае наличия наемного персонала на этой должности ИП уплачивает страховые взносы в общем порядке как работодатель.

Расходы по аренде авто у ИП организация-арендатор признает в том же порядке, что и по аренде авто у физического лица.

Как рассчитать зарплатные налоги

Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). То есть непосредственно плата за аренду страховыми взносами не облагается. При аренде автомобиля с экипажем ситуация будет несколько иной. Сама сумма арендной платы, перечисленная работнику, по-прежнему не облагается взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить. Ведь плата за вождение автомобиля является вознаграждением по гражданско-правовому договору. А такие выплаты облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды. Формулировка, которой можно воспользоваться, на рис. 2.

Структура договора аренды авто

При оформлении договора аренды личного автомобиля сотрудника важно не упустить все существенные условия.

Раздел договора	Что включить в текст
Предмет договора	Опишите предмет договора с указанием характеристики передаваемого в аренду автомобиля и реквизитов документов на него; укажите сумму оценки автомобиля, учитываемую при возмещении ущерба; пропишите реквизиты документа, подтверждающего право собственности арендодателя на передаваемый в аренду автомобиль; перечислите принадлежности, передаваемые вместе с автомобилем (сигнализация, комплект автошин и т. д.); уточните, что автомобиль передается арендатору для использования в коммерческой деятельности; включите в раздел иные необходимые условия
Права и обязанности сторон	Перечислите: права и обязанности арендатора (вовремя уплачивать арендную плату, не передавать автомобиль в субаренду и т. д.); права и обязанности арендодателя (поддерживать надлежащее состояние автомобиля, осуществлять его текущий и капитальный ремонт и т. д.)
Арендная плата	Детализируйте: размер арендной платы; периодичность внесения арендных платежей; способ передачи арендной платы арендодателю; порядок пересмотра арендной платы
Ответственность сторон	Пропишите порядок возмещения убытков при гибели или порче автомобиля; обозначьте ответственность арендодателя за вред, причиненный автомобилем третьим лицам и его право на предъявление арендатору регрессного требования; установите санкции за нарушение срока уплаты арендных платежей и несвоевременную передачу автомобиля
Сроки по договору	Отразите срок аренды и дату вступления в силу договора аренды; зафиксируйте возможность пролонгации договора путем заключения отдельного соглашения; укажите условия и порядок одностороннего досрочного расторжения арендодателем договора аренды и его право требовать возмещения убытков (при неуплате арендатором арендной платы, использовании автомобиля не по назначению и т. д.); включите в текст раздела порядок досрочного расторжения договора по инициативе арендатора и по соглашению сторон
Разрешение споров	Зафиксируйте досудебный (на стадии переговоров) и судебный порядок разрешения споров
Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор)	Предусмотрите освобождение сторон договора при возникновении форс-мажора; опишите порядок извещения сторон договора об обстоятельствах непреодолимой силы; включите в текст раздела условие о сдвиге сроков выполнения обязательств по договору
Заключительные положения	Укажите количество экземпляров договора; приведите перечень неотъемлемых приложений к договору (акт приема-передачи автомобиля, копии документов, подтверждающих страхование и др.); отразите иные необходимые условия
Адреса, реквизиты и подписи сторон	Пропишите подробные данные арендатора и арендодателя

Заполнение договора аренды автомобиля

1. В первую очередь следует заключить сам договор аренды. Его нужно заполнить и распечатать на одном листе формата А4 с двух сторон. Договор составляется в двух экземплярах, по одному для каждого из участников сделки.

2. Передачу автомобиля в аренду следует зафиксировать с помощью акта приема-передачи (страница 3). В пункте 2 акта нужно описать все недостатки, которые есть у автомобиля в момент его передачи в аренду. Этот список неисправностей потребуется продавцу впоследствии, при возврате автомобиля.

3. Возврат автомобиля фиксируется с помощью другого акта приема-передачи (страница 4). В этот акт вносятся недостатки, которые есть у автомобиля после завершения срока аренды. Если у автомобиля появились какие-то новые повреждения, то они должны быть устранены за счет арендатора.

Подведем итоги:

• Для передачи автомобиля другому водителю может использоваться как доверенность, так и договор аренды.
• Использование доверенности может вызвать определенные проблемы у собственника машины.
• Заключение договора аренды требует чуть больше времени, зато этот договор защищает автовладельца от возможных претензий со стороны ГИБДД и владельцев других автомобилей.

Удачи на дорогах!

Назначение договора сдачи автомобиля в аренду

Следует помнить, что контракт об аренде – это правоотношения, возникающие между собственником и арендатором. То есть договор, в первую очередь, призван обеспечить сохранность имущества собственника. Именно с этой с целью в договоре аренды всегда имеются сведения о техническом и внешнем состоянии автомобиля. На основании этих нотификаций возникает обязанность арендатора вернуть автомобиль в неповрежденном виде (за исключением естественных факторов износа). Помимо этого, договор:

1. устанавливает личность сторон и удостоверяет их правомочность.
2. устанавливает разграничение гражданской либо уголовной ответственности. Автомобиль, помимо того, что он является собственностью арендодателя, является еще и источником повышенной опасности. Договор призван оградить собственника от ответственности за действия, осуществленные арендатором.
3. устанавливает возмездность или безвозмездность сдачи автомобиля в аренду. При условии возмездной формы договор определяет сроки и способы оплаты.
4. устанавливает сроки, в течение которых арендатор осуществляет использование арендованного имущества.
5. Определяет штрафные санкции за нарушение условий договора и регламентирует ответственность за причинение вреда автомобилю.

транспортного средства без экипажаг. «» 2023 г.Гр. , паспорт: серия , № , выданный , проживающий по адресу: , именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и гр. , паспорт: серия , № , выданный , проживающий по адресу: , именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

Порядок оформления командировки

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

• Подготовить документы;
• Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
• Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
• Оформить компенсацию в счет использования ТС;
• Произвести расчет суточных;
• Составить отчет о результатах после возвращения;
• Составить служебную записку.

Как оформляется командировка на личном транспорте?

В таком случае проведение медосмотра будет обязательным.

Если в трудовую функцию работника управление транспортным средством не входит, то работнику нужно оформить совмещение по должности водителя с установлением доплаты. Для этого нужно ввести должность водителя (если в штатном расписании ее нет).

Вместо заключения договора аренды можно включить в трудовой договор условие об использовании личного автомобиля работника и о выплате работнику компенсации. Данное условие может быть оформлено как дополнительное соглашение к трудовому договору (образец см. в доп. материалах). Если функции по управлению автомобилем не входят в трудовую функцию работника, то эту дополнительную работу также, как было указано выше, нужно оформить как по должности водителя.

Но в любом случае работник должен будет пройти медосмотр, проходить . Медицинские осмотры для водителя обязательны при любом оформлении трудовых отношений.

Путевые листы также нужны. За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст.

11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ). За нарушение трудового законодательства (в том числе в случае не оформления дополнительной работы должным образом) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 ТК РФ. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Ситуация: Как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях? Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную денежную компенсацию.

В командировку на автомобиле

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. НК РФ; письмо Минфина России ; п.

1 Постановления Правительства РФ ):

1. расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
2. арендную плату за автомобиль работника;
3. компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п.

1 Постановления Правительства РФ , включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России , ФНС ). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ по делу № А07-1341/2008).

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп.

4 п. 1 ст. , п. 1 ст. НК РФ). Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п.

3 ст. НК РФ; письмо Минфина России ). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России ). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. , п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст.

Закона № 125-ФЗ):

1. компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
2. арендная плата за автомобиль работника;
3. компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ ). Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России ).

С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.

Приказ распространяется на все категории автомобилей, включая спецтехнику.

Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.

Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.

Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:

• название организации;
• название и номер документа;
• город или населенный пункт;
• дату составления;
• обоснование для создание приказа.

При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.

В основной части указывают:

1. информация об авто (идентична той, что в договоре);
2. должность и Ф.И.О. работника, за которым будет закреплен транспорт;
3. лицо, ответственное за исполнение приказа;
4. приложения к документу (акт осмотра и передачи ТС).

Похожие записи:

• ВОЕННЫЕ ПЕНСИОНЕРЫ ЗА РОССИЮ И ЕЁ ВООРУЖЕННЫЕ СИЛЫ
• Как в 2023 году вырастут минимальные больничные и детские пособия
• Можно ли вернуть телефон в магазин: порядок действий