Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд России». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Как восстановить трудовую книжку через работодателя
Обращаться за восстановлением документа надо к последнему работодателю. Для оформления дубликата нанимателю работником направляется письменное заявление, после чего в 15-тидневный срок производится восстановление документа.
Что делать, если утеряна трудовая книжка – пошаговый алгоритм действий:
1. По последнему месту работы направляется заявление об оформлении дубликата трудовой с указанием причин ее утраты и просьбой выдать дубликат.
2. В новом бланке книжки работодатель делает надпись «Дубликат».
3. Далее на титульный лист вписывается актуальная информация о работнике.
4. Отражается суммарный трудовой стаж у предыдущих работодателей без разбивки по местам работы.
5. На следующей стадии начинается заполнение данных о работе у всех работодателей. Информация берется из имеющихся подтверждающих документов – архивных справок, оригиналов выписок из приказов о приеме и увольнении, их заверенных копий. Все записи вносятся в хронологической последовательности. Если по каким-либо периодам документы отсутствуют, сведения о них в книжку не вносят.
Когда утеря трудовой книжки произошла в результате чрезвычайной ситуации (экологическая или техногенная катастрофа, стихийное бедствие и др.), и это был не единичный факт, а речь идет о массовой утрате документов, восстановление трудовой производится на основании акта специальной комиссии. Комиссия формируется органами исполнительной власти региона, она рассматривает все имеющиеся в распоряжении работников и работодателей документы, а также свидетельские показания минимум двоих бывших сослуживцев, по которым можно восстановить сведения о стаже.
Как восстановить трудовую книжку при утере, если последний наниматель ликвидирован? В этом случае есть несколько вариантов:
- если у компании есть правопреемник, обратиться к нему;
- данные можно получить в архиве, где хранятся документы ликвидированного предприятия, направив письменный запрос;
- в ситуации, когда в архиве сведений нет, восстановление трудовой книжки при утере возможно только через суд – в ходе разбирательства надо предъявить все имеющиеся у физического лица документальные подтверждения о периодах и местах трудоустройства (копии приказов, трудовые договоры и т.п.), рассматриваются также свидетельские показания бывших коллег.
После рассмотрения заявления работодателем он обязан издать соответствующий приказ. С этим документом должны быть ознакомлены все работники организации. Дубликат должен быть оформлен и выдан не позднее 15 дней с момент подачи заявления.
ТК должна оформляться согласно Постановлению Минтруда Российской Федерации №69:
- На титульном листе обязательно ставиться надпись «Дубликат».
- Далее вносятся сведения о владельце. Здесь все оформляется точно так же, как и в оригинале
- Затем на основании имеющихся документов или копии трудовой книжки работодатель указывает информацию о работе. Указывается общий стаж подчиненного и данные всех его работодателей.
Разница между оригиналом ТК и дубликатом очень незначительная, поэтому при заполнении никаких проблем возникнуть не должно. Тем не менее, существуют определенные рекомендации по заполнению:
- все сведения, которые вносятся в документ, должны быть подтверждены документально;
- ТК заполняется на официальном государственном языке;
- важно соблюдать хронологический порядок записей;
- нельзя допускать ошибок, описаний и т. д.
Документ заполняется чернилами темного цвета, а все записи заверяются соответствующими штампами.
Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Обращение в Пенсионный фонд
Работодатель оплачивает за каждого своего сотрудника страховые взносы, поэтому имеет право знать данные о его стаже. Данные заполняются в форму СЗВ-К.
Существует один метод восстановления трудовой книжки через Пенсионный фонд. Уполномоченное лицо на предприятии посылает запрос в Пенсионный фонд после заявления сотрудника о необходимости получить дубликат. В ответ приходят данные о трудовом стаже. Данный способ является самым надежным, так как каждый работодатель обязан посылать отчетность о трудовых договорах государству.
Данные предоставляются абсолютно бесплатно. Составляются они на основании персонифицированного учета, который предоставляется в Пенсионный фонд в обозначенное время. После подачи заявки ответ приходит в течение 10 дней.
Если трудовую книжку потерял работник
Если работник сам потерял трудовую книжку, то он должен обратиться к своему последнему работодателю, написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки ему обязаны предоставить в течение 15 дней с даты подачи заявления. Если сотрудник работал только в этой организации и нигде больше, то все записи в трудовой книжке можно восстановить по документам, которые находятся в бухгалтерии или в отделе кадров. На новом бланке трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат», далее указываются все сведения о работнике.
Основаниями для восстановленных сведений являются:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, водительские права и т.д.);
- документ об образовании (аттестат, диплом; студенческий билет и т.д.);
- документ, подтверждающий профессию (свидетельство, сертификат, аттестат и т.д.);
- документы, подтверждающие сведения о работе (трудовой договор, приказы, личная карточка и т.д.);
- сведения о награждениях и поощрениях (приказы, распоряжения и т.д.).
Если сотрудник работал также и в других организациях, то в новой трудовой книжке сначала вносится информация об общем трудовом стаже, если есть документы, которые это могут подтвердить. Например, «общий стаж работы составляет 10 лет 4 месяца 1 день». Указывается название нынешней организации, и вносятся записи о работе в ней – прием, переводы и т.д. на основании имеющихся документов. К таким документам можно отнести:
- трудовой договор, дополнительные соглашения к нему;
- приказы;
- личная карточка;
- прочие документы.
Если документы, на основании которых вносятся сведения в дубликат, поступили из других организаций, то они должны быть заверены.
Если организация, в которой сотрудник работал, ликвидирована, то со своей проблемой придется идти в архив. Источником информации в таком случае будут либо заверенные документы, полученные в архиве либо архивные справки. Для получения необходимой информации в архиве, нужно сделать туда запрос. Для запроса необходимо написать заявление. Заявление пишется в произвольной форме.
Как подтвердить предыдущие периоды работы
Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.
Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:
- Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
- Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.
Какие документы пригодятся для восстановления трудовой книжки
Если у вас утрачена трудовая книжка и вы хотите получить пенсию согласно закону 2023 года, вам потребуется восстановить этот документ. Для этого вам понадобится предоставить ряд документов, подтверждающих ваш трудовой стаж и выполнение трудовых обязанностей. Вот список необходимых документов:
- Заявление на восстановление трудовой книжки – оформляется в соответствующем органе, указывается причина утраты документа и просьба его восстановить.
- Паспорт РФ – копия основной страницы и страницы с регистрацией.
- Справка из места работы – должна содержать информацию о периоде работы, должности, заработной плате, продолжительности рабочего дня и других трудовых условиях.
- Трудовой договор – копия документа, подтверждающая ваше трудоустройство.
- Справки о заработной плате – копии документов, которые подтверждают размер заработной платы за определенные периоды работы.
- Справка из пенсионного фонда – содержит информацию о начисленных и полученных пенсионных отчислениях.
- Документы, связанные с учебой и повышением квалификации – копии дипломов, аттестатов, свидетельств и других документов, подтверждающих получение образования и повышение профессионального уровня.
Все предоставляемые документы должны быть нотариально заверены и соответствовать требованиям органов, в которых вы подаете заявление на восстановление трудовой книжки. Необходимо учитывать, что процесс восстановления может занять некоторое время, поэтому рекомендуется приступать к этому заранее, чтобы избежать задержек в получении пенсии.
Трудовую книжку потерял работодатель
Работник, который потерял свою трудовую книжку, может успешно получить пенсию, если его работодатель несет ответственность за эту потерю. В соответствии с Законом 2023 работодатель обязан предоставить пенсионному фонду информацию о трудовом стаже работника. Таким образом, работник может получить пенсию без трудовой книжки, если работодатель предоставит необходимую информацию.
Однако, работнику следует предпринять ряд действий для обеспечения правильной и своевременной выплаты пенсии без трудовой книжки:
- Сообщить работодателю о потере трудовой книжки и попросить его предоставить информацию о трудовом стаже в пенсионный фонд;
- Сохранить копии всех документов, связанных с работой, таких как трудовой договор, приказы о приеме на работу и увольнении;
- Обратиться в пенсионный фонд для получения информации о статусе заявки и требуемых документах;
- При необходимости предоставить пенсионному фонду все необходимые документы для подтверждения трудового стажа (копии трудового договора, увольнения и других документов).
Как восстановить трудовую книжку через МФЦ
В случае если бывший работодатель оказался недобросовестным и не передал документы на хранение в архив, доказательствами работы могут быть: трудовой договор, грамоты, благодарности, свидетели – бывшие коллеги. Установить факт работы в организации можно через заявление в суд.
Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.
Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам.
Часто случается, что книжка работника испорчена. Это происходит по различным причинам. В основном документ пачкается, обжигается или рвется. Если такое произошло, то сотрудник может сделать дубликат своей трудовой с соответствующими записями.
Восстановление при наличии копии из трудовой
Эти случаи встречаются нечасто, но все же происходят: когда трудовая книжка утеряна, но копия из нее осталась на руках. Однако далеко не во всех случаях копии бывают заверенными нотариально.
Разумеется, если нотариус заверил документ, то это однозначно имеет юридическую силу, так как каждый нотариус не заверяет копии без представления оригинала. Все страницы проходят через копировальный автомат, а после на каждой страничке оставляет свою подпись нотариус и проставляет штамп. В этом случае нет разницы государственный это нотариус или частный. Это лишь значительно облегчает процедуру восстановления. Это полностью исключить необходимость обращения в ПФР.
Незаверенная копия не может стать основанием для оформления дублирующего документа.
Обратитесь в отдел кадров своей организации.
Чтобы эффективно решить проблему утери трудовой книжки, следует следовать следующим шагам:
- Сообщите о случившемся. Незамедлительно обратитесь в отдел кадров и сообщите о утере трудовой книжки. У вас должны быть достаточно веские основания, чтобы обвинить работодателя в этой ситуации.
- Попросите официальное подтверждение. Отдел кадров должен оформить соответствующий документ, который подтвердит факт утери вашей трудовой книжки по вине работодателя.
- Заполните заявление на восстановление трудовой книжки. Специалисты отдела кадров подготовят необходимые документы для восстановления вашей трудовой книжки.
- Станьте в очередь. После заполнения заявления, вам придется ждать своей очереди на восстановление трудовой книжки. Скорость процесса может зависеть от загруженности отдела кадров.
- Получите восстановленную трудовую книжку. По истечении определенного срока ожидания вам будет предоставлена восстановленная трудовая книжка.
Когда вы обращаетесь в отдел кадров для восстановления трудовой книжки, важно иметь все необходимые документы и доказательства, чтобы подтвердить свои претензии к работодателю. Также следует помнить, что процесс восстановления может занять некоторое время, поэтому стоит быть терпеливым и следить за ходом рассмотрения вашего заявления.
Как вернуть утерянную трудовую книжку в 2023 году: подробные инструкции
- Соберите необходимые документы
Для восстановления утерянной трудовой книжки вам потребуется предоставить следующие документы:
- Заявление на восстановление трудовой книжки;
- Паспорт гражданина РФ;
- Копия утерянной трудовой книжки, если она имелась;
- Копии документов, подтверждающих трудовую деятельность (трудовые договоры, приказы о приеме на работу, трудовые соглашения и т. д.);
- Документ, подтверждающий факт утери трудовой книжки (заявление в полицию, акт о пожаре и т. д.).
После сбора всех необходимых документов, вы должны лично обратиться в ближайший филиал Пенсионного фонда России. Там вам выдадут бланк заявления на восстановление трудовой книжки и помогут заполнить его. Заявление подается на имя руководителя Пенсионного фонда России. Вместе с заявлением вы предоставите все собранные документы.
После подачи всех документов в Пенсионный фонд России, вам нужно будет ожидать решения. Восстановление трудовой книжки может занять определенное время, поэтому будьте готовы к тому, что процесс может быть несколько продолжительным.
После того, как ваше заявление будет рассмотрено Пенсионным фондом России и утверждено, вы сможете получить восстановленную трудовую книжку. Вам сообщат о готовности документа и дадут указания, где и когда его можно забрать.
Восстановление утерянной трудовой книжки в 2023 году возможно через Пенсионный фонд России. Следуйте вышеперечисленным инструкциям, соберите необходимые документы и обратитесь в ближайший филиал Пенсионного фонда. После прохождения всех этапов вы получите восстановленную трудовую книжку, которая подтвердит вашу трудовую деятельность.
Заполнение заявления на восстановление
Для восстановления утраченной трудовой книжки необходимо заполнить соответствующее заявление. Заявление можно получить в офисе Пенсионного фонда России или скачать с официального сайта фонда.
При заполнении заявления необходимо учесть следующие моменты:
- Персональные данные: укажите фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения и полные реквизиты паспорта.
- Адреса мест жительства: укажите текущий адрес проживания и все предыдущие адреса, по которым вы проживали в период работы на предыдущих местах.
- Трудовая деятельность: укажите периоды работы на различных местах, а также названия организаций, где вы работали. Приложите копии трудовых договоров и приказов о приеме на работу.
- Образование: укажите полученные образовательные степени и специальности, а также названия учебных заведений.
- Дополнительные сведения: укажите все необходимые сведения, связанные с вашей трудовой деятельностью или восстановлением утраченной трудовой книжки.
После того как вы заполнили заявление, необходимо его подписать и предоставить в ближайший офис Пенсионного фонда России вместе с необходимыми документами. При подаче заявления вам может потребоваться предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
После обработки заявления Пенсионный фонд России приступит к восстановлению вашей трудовой книжки. О процессе восстановления и дальнейших шагах будет сообщено вам лично.
Заполнение заявления на восстановление утраченной трудовой книжки является первым и важным шагом на пути к восстановлению трудовых прав и возможностей.
Прием трудовой книжки
Для восстановления утраченной трудовой книжки необходимо обратиться в ближайшую организацию Пенсионного фонда России. Прием трудовой книжки осуществляется в специальных подразделениях, которые находятся в каждом регионе страны.
Процедура приема книжки обычно состоит из нескольких этапов:
- Заявление. Вы заполняете заявление на восстановление трудовой книжки. В заявлении указываются ваши персональные данные и причина, по которой требуется восстановление.
- Подтверждение личности. Ваша личность подтверждается паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.
- Оплата государственной пошлины. Для восстановления трудовой книжки необходимо уплатить государственную пошлину в установленном размере.
- Получение копии. После прохождения всех этапов вам выдается дубликат трудовой книжки, который будет иметь все необходимые записи и печати.
После приема трудовой книжки вам следует ознакомиться с записями, чтобы убедиться в их полноте и достоверности. В случае ошибок или отсутствия записей, необходимо обратиться в подразделение Пенсионного фонда России с соответствующими претензиями.
Не забывайте, что при восстановлении утраченной трудовой книжки важно сохранить дубликат в надежном месте. Он может понадобиться в дальнейшем при оформлении пенсии или других социальных выплат.