Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Примеры сопроводительного письма к коммерческому предложению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самая распространённая ошибка, с которой я встречался, читая ответ на этот вопрос в КП — разбить работу на этапы, посчитать стоимость каждого из этапов и предоставить клиенту сводную таблицу, где не указана сумма работ. Мол, считайте на здоровье, дорогой клиент! Поэтому желательно не забывать сначала называть итоговую цифру, а затем уже её детализировать, если клиенту это интересно.
Оформить коммерческое предложение можно в виде текстового документа, файла PDF, презентации, письма. Также можно сделать КП в виде отдельной страницы на сайте.
Важно, чтобы документ не был перегружен информацией, легко читался. Рекомендуется использовать шрифты без засечек (Arial, Verdana), делить текст на небольшие блоки.
Можно добавить изображения, таблицы или инфографику, чтобы упростить восприятие сложной информации или продемонстрировать свои преимущества. Но слишком увлекаться визуальными элементами тоже не стоит. Они будут перегружать текст и отвлекать внимание.
Если компания испытывает сложности с оформлением КП, можно воспользоваться готовыми бесплатными шаблонами, например в сервисе Canva или в Microsoft Office.
Шаблоны КП на сайте Canva
После того, как документ составлен, он должен быть направлен не менее чем пяти поставщикам, способным поставить предмет закупки. Запрос можно распечатать и направить через курьера. Это гарантирует доставку документа в нужную компанию. Однако это уместно, если речь идет о конкретном поставщике, с которым ранее уже заключались договоры на поставку предмета закупки.
Нормативные документы предусматривают возможность использовать факсимильную связь или электронную почту. При этом самым простым вариантом отправки запроса большому количеству поставщиков является электронная почта. Основные правила при оформлении запроса:
- Письмо должно быть составлено на фирменном бланке организации.
- На письме обязательно должны быть указаны дата отправки и исходящий номер.
- Обязательно наличие подписи руководителя организации и печать (при наличии).
При отправке письма через электронную почту лучше всего использовать формат PDF. Для этого составленный и подписанный руководителем документ нужно отсканировать и вложить в электронное письмо. При этом обязательно указать тему письма, иначе оно может потеряться в потоке документов, ежедневно приходящих на почту поставщика.
При отправке запроса рекомендуется вначале договориться с поставщиком об отправке ему письма по телефону. Это даст уверенность, что письмо не останется без внимания.
Подробнее о запросе котировок в электронном виде, можно узнать в этой статье.
Эксперт: Сопроводительное письмо к коммерческому предложению с просьбой о сотрудничестве образец
У многих бизнесменов и даже менеджеров крупных компаний возникает проблема с тем, чтобы правильно написать предложение о сотрудничестве. Либо они не представляют, как взяться за эту задачу, либо допускают грубые ошибки и потом расстраиваются, когда партнерство не сложилось. Пришла пора разобраться, как грамотно и результативно написать предложение о сотрудничестве блогеру, медийной персоне и т. п., каковы правила составления подобных текстов и как выигрышно преподносить себя и свою фирму.
Мало просто послать письмо: его прочтение нужно обеспечить рядом действий. Если их нет, невелик шанс, что с КП ознакомятся. В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.
Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.
Казалось бы, очень простой и краткий текст, но многие с ним впадают в ступор. Либо допускают досадные ошибки, из-за которых резюме или КП терпит фиаско.
Чтобы побудить к этому, одной организации достаточно лишь побудительной речи, призывающей к сотрудничеству, а другому предприятию необходимо будет предложить скидку или небольшое вознаграждение за принятие предложения. Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней.
Суть такой рассылки — спровоцировать отклик. Если человек напишет «Да», то делайте следующий шаг и присылайте ему коммерческое. Он ответил один раз «да» и следующее «да» написать легче.
Я — руководитель студии «Сила слова». Пишем рекламные тексты, статьи, коммерческие предложения. Готовы поработать с вами на субподряде.
Не знаю, заинтересую вас или нет. Но если вы захотите взглянуть на наши работы, то я пришлю коммерческое и портфолио.
Понравится — прекрасно, нет — тоже хорошо. Просто я пойду дальше своей дорогой, а вы — своей!
С уважением, Маруся Климова
P.S. Если вы заинтересовались нашими услугами, просто напишите «ДА» в ответ на это письмо.
В какие дни лучше отправлять? Во вторник, среду и четверг. Понедельник у всех насыщенный день, и ваше письмо могут пропустить в потоке информации. Пятница — это маленькая суббота, и людям просто не до писем и переговоров. Поэтому подготовьтесь заранее и сделайте рассылку в эти три дня.
Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь оставить заявку, предложение ограничено.
Виды коммерческих предложений
В зависимости от того, создано коммерческое предложение для конкретного потребителя или оно не персонифицировано, направляется оно впервые или после деловой беседы, можно выделить следующие его разновидности:
- Холодное КП (известное также как базовое или типовое) – обращение, отправляемое предполагаемому партнеру или клиенту впервые. Главная задача – составить текст таким образом, чтобы заинтересовать, привлечь внимание к какой-либо услуге предприятия, оказываемой массовому потребителю (например, доставка различной продукции, услуги ремонта и т. д.). Это также может быть обращение, рассчитанное на узкий круг лиц (аренда автомобильных кранов, ремонт газовых котлов, профессиональная верстка и т. п.). Холодная рассылка позволяет сократить временные и денежные затраты.
- Горячее КП – обращение, которое требуется составить для конкретного потребителя. Обычно направляется после проведенной встречи или деловых переговоров. В нем содержится определенное предложение, условия которого заранее согласованы с клиентом. Документ не имеет цели «зацепить», так как адресат уже заинтересован в услугах или товаре.
- Комбинированное КП выгодно составлять в тех случаях, когда изначально откликнувшиеся потенциальные покупатели внезапно отказываются от сделки. Обращение возможно направить как до встречи или деловой беседы, так и после. Круг потребителей более узкий, чем у холодной рассылки. Однако, выявив интересы потенциальных клиентов (как при горячем типе КП), можно составить конкретный план по продвижению услуг или товаров предприятия.
В зависимости от выбранной цели выделяют следующие типы коммерческих предложений:
- Презентационное – знакомит предполагаемых клиентов с новым продуктом, услугой или новой организацией.
- Акционное – предлагает как вероятным, так и уже имеющимся покупателям скидки или иные выгодные условия приобретения товаров с целью увеличения продаж.
- Поздравительное – преподносит уникальное предложение для проведения какого-либо особого события, к примеру, скидка к празднику и т. п.
- Благодарственное – имеет цель напомнить о себе, направляется по истечении определенного периода постоянному клиенту, чтобы отблагодарить его за пользование услугами/товарами организации, получить его отзыв.
- Пригласительное – служит для приглашения как вероятных, так и имеющихся покупателей на презентации и иные организуемые предприятием мероприятия с целью пробуждения интереса к продукции/услугам.
Советы по Написанию Сопроводительного Письма
Наряду с сопроводительным письмом к образцу шаблона предложения, которое мы предоставили вам выше, вы можете воспользоваться некоторыми из наших лучших советов по написанию сопроводительного письма к предложению. Рассмотрим различные элементы образца сопроводительного письма, которые мы написали, а не сам тип контента.
- Начните с ваших контактных данных. Если это личный проект, используйте свое имя и контактные данные, а затем контактные данные компании, предоставляющей грант. Если это для компании или организации, используйте ваше имя и контактные данные вашей компании, а затем контактные данные грантовой компании.
- Найдите имя, на которое нужно направить письмо. С организациями, которые предоставляют гранты, имя их директора должно быть на их сайте, используйте это.
- Представьте себя или свою организацию. Представляясь, представьте свой проект и сумму гранта, на который вы претендуете. Если вы представляете проект компании, представьте компанию, конкретный проект и укажите запрашиваемую сумму.
- Поговорим о ваших достоинствах. Для частных лиц это возможность выделить предыдущие проекты или публикации. Для компаний сейчас самое время продемонстрировать достижения вашей компании. Небольшой список приветствуется.
- Подчеркните ваше волнение. Укажите, как этот проект поможет вам продвинуться по карьерной лестнице или как этот проект компании поможет людям. Здесь вам нужно привлечь внимание директора и помочь ему понять, что этот проект значит для вас или для других людей.
- Напишите о том, для чего вы будете использовать грант. Будьте конкретны, но не технически.
- Завершите с последующим заявлением. Сообщите директору, о чем вы хотите поболтать, и призовите к действиям, отметив, что вы будете следить.
- Подпишитесь профессионально с вашим именем.
Что такое коммерческое предложение?
Это мини-презентация деятельности компании, выжимка, соль земли — то, что вы готовы предложить клиентам здесь и сейчас. Обычно компред отправляется электронным письмом или любым доступным способом связи и предполагает дальнейшее развитие коммуникации с клиентом. Идеальная реакция на получение компреда — интерес к товару, решение о покупке и заключение договора (совершение сделки).
Компред — это не…
- презентация отдельного товара. В КП обычно входят основные категории товаров или услуг, прайс-листы — то есть рассказывается обо всех группах товаров, а не каком-то одном. Для этого нужна полноценная рекламная кампания: отдельный лендинг, пиар в соцсетях и на других каналах и так далее;
- это не текст о компании. Не думайте, что можно скопировать страницу сайта под таким названием, и будет вам счастье. Дата создания вашей фирмы, количество сотрудников и даже их достижения — это тема для другого документа, но не для компреда;
- и не пиар вашего бизнеса. Одна из распространенных ошибок — расхваливать компанию, при этом напрочь забывая о клиенте. Золотое правило продающих текстов: пишите о проблемах и болях клиента, а не о себе. Говорите на его языке.
Пишем сопроводительное письмо. Тело письма
Клик. Вы когда-нибудь задумывались над тем, что увидит человек, кликнув на название вашего письма? Вот сейчас самое время.
Не стану ходить вокруг да около и просто вставлю кусок текста из своего сопроводительного письма.
Я Вас категорически приветствую!
— Каждый месяц Вы теряете часть своего дохода. Всё потому, что некоторые посетители уходят с Вашего сайта, не сделав полезных действий. Представьте, что будет, если показатель отказов сократится на 15%.
— Почему Вы тратите своё личное время, наполняя свой сайт контентом, проверяя работу веб-копирайтера или студии? Ведь можно нанять специалиста, за которым не нужно следить и исправлять ошибки.
Как видите, нужно просто написать лид. В этом случае можно видеть сразу два примера лида для разной целевой аудитории. За лидом идёт оффер – ваше основное предложение: то, что поможет клиенту решить его проблему.
Я предлагаю Вам:
— увеличить количество посетителей;
— улучшить контент-сайта;
— высвободить своё личное время;
и т.д.
Подробную информацию вы можете получить, открыв моё коммерческое предложение в приложении.
Оффер призывает потенциального клиента перейти к делу и открыть ваше КП. Но это не конец сопроводительного письма, дальше начинаются действительно интересные вещи, которые помогут вам улучшить отклик. До этого всё было стандартно.
Когда пишется слово «во вложение» или «во вложении»?
Выбор слов «во вложение» и «во вложении» зависит от того, какая падежная форма существительного употребляется в контексте.
В форме винительного падежа существительного напишем окончание -е:
Во вложе́ние добавлен ещё один предмет.
Добавлен во что? во вложе́ние.
В форме предложного падежа это существительное имеет окончание -и:
Во вложении в посылку недоставало одной книги.
Недоставало в чём? во вложении.
Слово «во вложение» пишется с конечной буквой «е» как форма винительного падежа существительного «вложение». Слово «во вложении» пишется с буквой «и», являясь формой предложного падежа существительного.
По теме поинтересуемся, какое выбрать окончание у следующих слов среднего рода:
- по прибытии или по прибытию на место;
- по окончании или по окончанию школы;
- по завершению или по завершении строительства.
>Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа
Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (резюме или КП). Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.
В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.
Связка сопроводительного письма и документа
Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.
Многие допускают ошибку. Они делают классное КП или резюме, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ летит в урну и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения или резюме не работают.