Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инспектор по кадрам: обязанности и функции. Инспектор отдела кадров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В профстандарте № 559 «Специалист по управлению персоналом» (утвержден Приказом Минтруда РФ от 06 октября 2015 г. N 691н) указано, что обязательным условием для работы в должности специалиста по кадровому делопроизводству является профильное образование. Других специфических требований для этой должности нет. Однако работодатели могут предъявлять более высокие требования, например, к наличию опыта работы по специальности или уровню образования.
Инспектор по кадрам:
1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.
2. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.
3. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
4. При приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха, ведет учет и выдачу служебных удостоверений.
5. Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.
6. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
7. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
8. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа.
9. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
10. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.
11. Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей.
12. Производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
13. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
15. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
16. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
17. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
18. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
19. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.
20. Ведет учет нарушений трудовой дисциплины и контролирует своевременность принятия администрацией, общественными организациями и трудовыми коллективами соответствующих мер.
21. Выполнят разовые служебные поручения начальника отдела кадров (соответствующего подразделения отдела кадров).
Требования к инспектору по кадрам
Первое требование к кандидату на должность инспектора по кадрам, как правило, касается образования и опыта работы в данной должности. Поскольку для получения профессии инспектора по кадрам достаточно окончить соответствующие курсы, то высшего образования обычно не требуется — только свидетельство об окончании курсов. Условие же, касающееся опыта работы, может варьироваться от полного отсутствия такового (например, для младшего инспектора по кадрам) до 3–5 лет стажа работы по указанной специальности (для начальника отдела кадров).
Другое важное требование к кандидату на должность инспектора по кадрам — знание законодательства, норм кадрового делопроизводства и внутренних документов предприятия, среди которых обычно упоминаются:
- трудовое законодательство;
- правила охраны труда;
- законодательство по кадровым вопросам и методические материалы по ведению кадрового документооборота;
- организационно-штатная структура предприятия;
- порядок ведения и хранения трудовых книжек, личных дел сотрудников;
- порядок ведения базы данных персонала предприятия;
- порядок установления наименований профессий и должностей сотрудников;
- правила исчисления стажа работы, льгот, компенсаций, назначения пенсий.
Также от соискателя могут потребоваться:
- знание основ делопроизводства;
- умение работать с большим объемом документации;
- знание компьютера и основных (необходимых для работы) программ;
- прочие требования, обусловленные спецификой работы конкретного предприятия.
Должностная инструкция инспектора по кадрам
1420 108438
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции инспектора по кадрам, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием, специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года. Не забывайте, каждая инструкция инспектора по кадрам выдается на руки под расписку.
На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать инспектор по кадрам. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.
С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:
- отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
- оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
- заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.
Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.
Что должен уметь инспектор отдела кадров?
1. Формировать личные дела на каждого сотрудника. 2. Оформлять приказы на прием, перевод, увольнение. 3. Заполнять, вести учет и хранить трудовые книжки в соответствии с трудовым законодательством. 4. Вести учет предоставления очередных отпусков на предприятии. 5. Осуществлять контроль за соблюдением графика отпусков. 6. Оформлять приказы на предоставление отпусков без сохранения заработной платы. 7. Составлять отчетность по количественному и качественному составу работников. 8. Готовить все необходимые документы для оформления сотрудников на пенсию. 9. Ежедневно заносить актуальные данные в табель учета рабочего времени. 10. Заполнять больничные листы. 11. Анализировать причины увольнения сотрудников. 12. Подготавливать документы к сдаче в архив на хранение. 13. Осуществлять контроль за соблюдение трудовой дисциплины на производстве, т.д. и т.п.
Этот список можно продолжать до бесконечности. Все зависит от внутренних стандартов компании и ее кадровой политики.
Что должен знать инспектор отдела кадров
И вот что должен знать инспектор по кадрам:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
- трудовое законодательство;
- структуру и штаты предприятия;
- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
- основы делопроизводства;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- правила и нормы охраны труда.
Права специалиста отдела кадров
При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.
Кадровик имеет следующие права:
- Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
- Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
- Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
- Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.
Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.
Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.
В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.
Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.
Должностная инструкция кадровика: основные обязанности, функции и требования к сотруднику + образец правильно составленного заявления и важные нюансы профессии
Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности.
При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика.
В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации.
Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.
Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.
1.1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
1.2. Инспектор по кадрам принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению [начальника отдела кадров, начальника структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров].
1.3. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее [значение] лет, в том числе на данном предприятии не менее [значение] года (лет).
1.4. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется [начальнику отдела кадров, начальнику структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров].
1.5. Во время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
1.6. В своей работе инспектор по кадрам руководствуется:
— нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала;
— методическими материалами по вопросам кадров;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия;
— настоящей должностной инструкцией.
1.7. Инспектор по кадрам должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты по вопросам кадров, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
— трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда;
— структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
— основы делопроизводства;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
Так как работа специалиста подразумевает доступ к персональным данным, инспектор по кадрам несет ответственность за неправомерное разглашение или сокрытие информации. В случае сокрытия несчастного случая на производстве, если это сделано по инициативе работодателя, предусмотрена административная или уголовная ответственность для всего отдела. В обязанности кадрового работника входит информирование медицинских учреждений, МЧС, и контролирующих органов. За разглашение врачебной тайны о диагнозах сотрудников предусмотрена административная ответственность. Это правило не распространяется на опасные инфекционные заболевания. За использование персональных данных работников в целях обогащения, предусмотрена административная или уголовная ответственность. Это касается случаев перепродажи сведений третьим лицам, получения кредитов и других противозаконных действий.