Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодатель потерял трудовую книжку: что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Как восстановить трудовую книжку если она утеряна
Утеря или порча документа не является правонарушением, за которое человека можно привлечь к ответственности. Но, как известно, без трудовой невозможно вести официальную трудовую деятельность. Поэтому её нужно восстановить.
Вне зависимости от того, кто является виновником утери или порчи документа, порядок его восстановления примерно одинаков. Чтобы восстановить книжку, потребует предпринять следующие действия:
- на последнем месте работы нужно написать заявление с просьбой завести дубликат трудовой. Заявление пишется на имя руководителя предприятия;
- если есть какие-либо документы, подтверждающие предыдущие места работы, их необходимо предоставить в отдел кадров;
- сотрудник отдела кадров, который является ответственным за хранение книжек, заводит дубликат. Оформление титульной страницы происходит точно так же, как при первичном оформлении. То есть работник должен принести свой паспорт и документы об образовании.
Данные вносятся также, как и всегда, с соблюдением всех правил и норм, прописанных в Инструкции. При этом есть и нюансы:
- если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до того момента, когда книжка была утеряна. Все цифры должны быть подтверждены документами;
- общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Как восстановить записи из утерянного документа
Если трудовая книжка утеряна, это не означает, что и вся пенсия также утеряна. Стаж можно подтвердить определёнными документами. Это:
- трудовые договоры;
- книжки колхозника;
- различные выписки и справки;
- ведомости о выплате зарплаты или расчётные листки.
Если предприятие, на котором ранее работал сотрудник, потерявший документ, ликвидировано, не стоит отчаиваться. Сведения обо всех работниках хранятся в архиве. Нужно понять, в какой именно архив обращаться. Если с момента увольнения прошло менее 15 лет, то в местную архивную организация. Если же более, то в архив по муниципальному образованию.
Если всё в порядке, и у работника хранятся копии трудовых договоров или другие документы, то с восстановлением записей проблем не будет. Ещё один вариант – восстановление сведений по копии трудовой книжки. Нередко бывает так, что сам работник или его начальство заранее делают копию документа. Она может понадобиться в различных ситуациях. Но это должна быть не просто копия, а правильно оформленная копия:
- копия снимается со всех необходимых листов книжки;
- на каждой странице должна быть запись «копия верна». Она может быть сделана от руки или поставлена штампом;
- под каждой записью «копия верна» должна стоять подпись ответственного работника, а также «живая» печать организации;
- если страниц несколько, то они нумеруются и сшиваются.
Как оформлять утерянную трудовую книжку
Новая трудовая книжка взамен утерянной, в рамках норм ПП №225 не выдается. Однако при желании работник может ее оформить самостоятельно, особенно, если предыдущих мест труда было всего несколько. Так, гражданин может купить чистый формуляр в книжном магазине и поэтапно посетить прежние места работы с просьбой о внесении записей о приеме и увольнении.
Преимуществом подобного шага является тот факт, что каждая запись будет полной и заверенной мокрой печатью компании, что предотвратит вопросы о достоверности внесенных сведений уже в процессе оформления пенсии. Если же рабочих мест, как и работодателей, было много, а общий стаж достаточно внушительный, восстановить книгу в прежнем виде будет достаточно затруднительно, поэтому желательно обратиться за помощью по последнему месту работы.
Что делать в случае утраты
Помимо оформления самого дубликата, часто требуется восстановить информацию из нее. В этом случае не важно, произошла утеря трудовой книжки работником или работодателем.
Вот инструкция, что делать, если потерял трудовую книжку, и как восстанавливать данные из нее:
Шаг 1. Обратиться к текущему работодателю или последнему из работодателей, если на момент утраты гражданин нетрудоустроен, с заявлением о выдаче дубликата трудовой. Работодатель, получивший запрос, в течение 15 дней обязан выдать дубликат. В дубликат внесут информацию о работе гражданина в компании, которая этот дубликат выдает. Если гражданину необходимо внести более ранние записи, информацию о них необходимо запрашивать.
Шаг 2. Посетить или направить письменные запросы к бывшим работодателям с просьбой предоставить справку о периоде работы гражданина у них. Если все предыдущие работодатели все еще существуют и функционируют, они предоставят необходимую информацию, которую гражданин передаст для включения в дубликат трудовой. Если организации ликвидированы, придется делать запросы дальше.
Шаг 3. Направить запросы в Пенсионный фонд РФ и государственный архив по месту нахождения работодателей о предоставлении информации о предыдущих местах. Ответ из госархива более полезен, поскольку ПФ РФ даст данные только о стаже работы и среднем заработке, он не располагает сведениями о документах, которые оформлялись в период работы на гражданина, и его наградах.
Шаг 4. Если запросы в официальные инстанции не дали результата, следует подать в суд заявление об установлении юридических фактов работы в тех или иных организациях. Суд в ходе собственного расследования тоже подаст запросы в ПФ РФ, архив и прошлым работодателям. Судебные обращения, как правило, имеют лучший результат.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Хранение трудовой книжки
Трудовая книжка имеет значение для граждан, поскольку отражает не только должность, но и стаж работы. Соответственно, данный документ должен храниться согласно установленным правилам. Помещаются книжки в сейф или специальный шкаф, назначаются ответственные за это лица, ведется книга учета трудовых книжек. Как только лицо поступает на работу, трудовая книжка передается работодателю.
Важно! Возвращается документ только в случае увольнения или выхода на пенсию.
В процессе работы книжку можно получить, причем на временной основе, только по письменному заявлению со стороны сотрудника. Для этого необходимы исключительные основания, например, гражданину необходимо обратиться в ПФ РФ для получения выплат.
Как и где получить дубликат трудовой книжки после утери?
Как и где получить дубликат трудовой книжки после утери? Самым легким и быстрым способом, а также бесплатным является визит в отделение МФЦ или ПФР.
Первое, что рекомендуется сделать, – это собрать сведения по поводу пакета документов, который будет необходим для восстановления утерянной ТК. Существенным плюсом в данном вопросе является универсальность собранных бумаг. Куда бы вы ни обратились, от вас потребуется:
- паспорт РФ;
- номер страхового счета;
- новая трудовая книжка;
- копия старой ТК (если есть);
- заявление с просьбой восстановить документ.
Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?
Что делать, если потерял трудовую книжку сам работник? В таком случае согласно п. «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003 г., работнику при утере трудовой книжки выдается ее дубликат. Для его оформления необходимо документальное подтверждение о работе на прошлых рабочих местах. Сбором необходимых документов работнику придется заниматься самостоятельно.
Весь процесс состоит из нескольких последовательных этапов:
1.Собрать документы, подтверждающие предыдущие места работы (копии приказов о приеме, переводе, увольнении; справки о периоде труда, трудовые контракты, выписки из лицевого счета застрахованного гражданина и пр.).
2.Подать работодателю заявление об утере трудовой книжки с просьбой об оформлении ее дубликата.
3.Проставить в новой трудовой книжке печати и подписи прошлых работодателей.
Если потерял книжку сам работник?
Многие трудящиеся думают, что после потери документа можно будет просто начать все с нуля и обзавестись новым. Но не стоит забывать о том, что теряется стаж, а это гарантирует значительное уменьшение пенсии. Если, к примеру, у тридцатилетнего работника будет пустая трудовая книжка при трудоустройстве, это скажется на будущем сотрудничестве. Охотнее возьмут человека, который может показать свои документированные достижения в карьере за все время.
При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если есть только одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца, можно завести новую, не переживая о стаже. Законодательно не обязываются работники оформлять дубликаты утерянных трудовых документов. Но в статье 65 ТК РФ указано, что при отсутствии у гражданина, который поступает на работу, книжки по причине ее потери, повреждения или другой, работодатель должен после получения письменно оформленного заявления сотрудника с обозначенными аргументированными причинами начать оформление новой документации.
Если был потерян документ, свидетельствующий более чем о 15 годах стажа с наградами, работник может подать заявление о потере руководству по месту последнего трудоустройства. Работодателем выдается для работника дубликат трудового документа не позже 15 рабочих дней с момента подачи прошения. Данный вопрос регулируется Постановлением «О трудовых книжках».
Работник должен подать заявление на имя руководства отдела кадров. В заявлении указывают прошение восстановить документ, описывают причины потери. Помимо заявления подается такая документация:
- Приказ о том, что лицо было зачислено в штат или уволено из него (при наличии);
- заверенная у нотариуса копия трудового документа (при наличии);
- при наличии старые трудовые книжки, договоры с работодателем;
- ведомости о начислении заработных плат в виде копий при наличии;
- выписка по пенсионному страхованию.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.
Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:
- Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
- Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.
Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.
При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.
Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.