Учет материалов и инвентаря, выданных сотруднику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет материалов и инвентаря, выданных сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Что такое складской учет и зачем он нужен

2. Мат. ответственность.

3. Просим Вас ответить на следующий вопрос:

4. Что должен уметь бухгалтер участка учета

5. Должностная инструкция

6. Как совместить должность бухгалтера и кассира

7. Кратко об основных обязанностях

8. Является ли эта должность материально ответственной?

9. Порядок привлечения к материальной ответственности кладовщика

10. Кто такой бухгалтер материального стола?

Выполнять обязанности на данной должности может специалист с высшим или средним экономическим образованием , причем правила не требуют наличия стажа , хотя в крупных предприятиях предпочитают иметь дело с материалистами со стажем хотя бы года три.

Что такое складской учет и зачем он нужен

Чтобы лучше понимать, зачем нужен складской учет, разберемся в основных понятиях.

Складской учет — это постоянный количественный учет и контроль за всеми товарами и материалами, поступающими на склад. Контролем ведения учета обычно занимается главный бухгалтер, а исполнением — кладовщик. Для удобства ведения учета были разработаны и утверждены законом учетные карты. Кладовщик занимается заполнением карт и является материально-ответственным лицом. Он заключает с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору, а при изменениях, например, увольнении сотрудника, проводится инвентаризация.

Учет запасов законодательно регламентирован приказами Министерства финансов. До 2021 года это был ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”. С 2021 года организации обязаны вести учет по ФСБУ 5/2019 “Запасы” (утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 180н). Согласно этому документу складской учет может вести только назначенное материально-ответственное лицо. В этом же документе прописаны ценности, которые относятся к материально-производственным запасам (МПЗ). Складской учет в кредитных и бюджетных организациях регулируется другими документами.

Материально-производственные запасы (МПЗ) — активы, которые используются в качестве сырья и материалов для производства продукции, предназначенной для продажи. Перечень активов можно посмотреть в ФСБУ 5/2019. Не относятся к запасам активы, предназначенные для использования на длительном сроке (считаются основными средствами), а также незавершенное производство.

Мат. ответственность.

В организации уволился кладовщикс 13.05, 2020 Другого подотчетного лица не нашли т.к. руководитель структурного подразделения находился на больничном и не мог издать приказ о передаче склада. Вышестоящее руководство тоже не издали приказ и кладовщик был уволен без передачи мат. ценностей. Склад был опечатан частично, только дверной проем стены не доходят до потолка, в кабинет кладовщика и товароведа, где хранилась документация был свободный доступ. Ключи хранились в свободном доступе в кабинете других работников. Образовалась недостача ее вешают на кладовщика и руководителя. Инвентаризация на складе началась 2.06.2020 г. без привлечения кладовщика. Какое наказание они могут вменить кладовщику и руководителю.

Кладовщик может быть вообще освобожден от мат. ответственности, тк. работодатель не обеспечил надлежащие условия хранения товарно-материальных ценностей:

[quote]ТК РФ Статья 239. Обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.[/quote]

А вот руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ).

Нелли Павловна! Если был договор материальной ответственности с кладовщиком, директором, то недостачу обязано возместить материально ответственное лицо, может так же быть положено дисциплинарное взыскание с занесением в трудовую книжку, свычетом из заработной платы.

Но зависит от суммы недостачи.

Все зависит от правильности оформленной процедуры проведения ревизии, о документах поданных в суд.

При нарушении документального оформления мат. ответственности, передачи ключей по журналу и т.п. может ничего не быть.

Нелли Павловна, при описанных вами обстоятельствах — к кладовщику не могут применить никакого наказания и никаких претензий, поскольку:

Прекращение трудовых отношений с материально ответственным сотрудником-процедура, сопровождающаяся проведением ревизии. В ходе нее могут выясниться обстоятельства, влекущие крайне негативные последствия не только для работника, но и для предприятия. Инвентаризация позволяет определить, принес ли увольняющийся работник какой-либо ущерб организации. Результаты проверки заносятся в специальный акт проверки. При этом акт дополнительно подписывается: главным бухгалтером; руководителем предприятия; начальником отдела, в котором работал материально ответственный сотрудник.

В соответствии со ст. 232 Трудового кодекса Российской Федерации сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

В силу ст. 233 Трудового кодекса Российской Федерации материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.

Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.

В силу ст. 238 Трудового кодекса Российской Федерации работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

В соответствии со ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях: когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей; недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Согласно ст. 244 Трудового кодекса Российской Федерации письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (пункт 2 части первой статьи 243 настоящего Кодекса), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Согласно п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 16 ноября 2006 года N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Юридически значимыми и подлежащими доказыванию по данному делу о взыскании материального вреда являются — факт нахождения работников и работодателя в трудовых отношениях, а также было ли вверено ответчикам имущество, в отношении которого истцом установлена недостача, являются ли ответчики субъектами материальной ответственности, какое имущество находилось у них в подотчете на день проведения инвентаризации, правильно ли определен работодателем размер причиненного ущерба, имеются ли обстоятельства, исключающие такую ответственность работников и чем они подтверждаются.

В силу закона на работодателя возложена обязанность доказать наличие недостачи и ее размер.

В соответствии с Главой 2. Общие требования к бухгалтерскому учету > Статья 11. Инвентаризация активов и обязательств 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Законодательством о бухгалтерском учете недостача определяется как выявленное при инвентаризации расхождение между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Поэтому для установления факта недостачи необходимы документы, отражающие фактическое наличие имущества на какую-либо дату, и документы, отражающие наличие имущества по данным бухгалтерского учета на эту дату. Фактическое наличие имущества определяется при проведении инвентаризации.

Допустимыми доказательствами по делам рассматриваемой категории являются документы инвентаризации (инвентаризационные описи или акты инвентаризации, сличительные ведомости). Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформление ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 N 49.

Просим Вас ответить на следующий вопрос:

Просим Вас ответить на следующий вопрос: допускается ли Российским законодательством совмещение должности выше занимаемой, например, может ли бухгалтер совмещать должность главного бухгалтера?

Ст 282 Трудового кодекса определено понятие работы по совместительству.

Совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.

Согласно ч.3 работа, выполняемая в порядке совместительства (т.е. по другому договору) по основному месту работы, именуется внутренним совместительством (ст. 98 ТК РФ).

В соответствии с ч.1 ст. 98 ТК РФ внутреннее совместительство допускается для выполнения работы только по иной специальности, профессии, должности, т.е. не совпадающей с той, по которой выполняется основная работа.

Если поясните, что Вам нужно, т.е. Вашу цель, то я могу подсказать, как сделать так, чтобы одним лицом выполнялись обе функции. Только я должна знать штатное расписание, по крайней мере, ту часть, где речь идет про бухгалтерию.

Закон позволяет оформить совмещение (или замещение) двух разных должностей, следовательно, совмещение должности кладовщика с должностью бухгалтера возможно. (О том, как оформить дополнительную работу, смотрите ниже).

Также отметим, что оформляя сотрудникам дополнительную работу, необходимо учесть, что совмещение оформляется в том случае, если штатная единица, на которую оформляют сотрудника, является не занятой, т.е. вакантной, а временное замещение оформляется, когда соответствующая штатная единица занята, но сотрудник, ее занимающий, не имеет возможности выполнять свои трудовые обязанности (в связи с отпуском, болезнью, командировкой и т.д.) Таким образом, в зависимости от того, является ли штатная единица занятой или свободной, — оформляется замещение или совмещение профессий.

Ответ: Как оформить совмещение профессий

выполнять и основную, и свою дополнительную работу сотрудник будет в пределах установленной продолжительности рабочего дня (как правило, восемь часов в день) (иначе это будет ).

Совмещать одноименные должности (профессии) сотрудник не может. Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности. Этим совмещение профессий (должностей) отличается от временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. При временном исполнении обязанностей сотрудник может исполнять обязанности как по одноименным, так и по разным должностям (профессиям). Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Если новая работа предлагается в фирме, профиль деятельности которой новый для бухгалтера, следует быстро и досконально изучить особенности специализации предприятия , какие материальные ценности, числящиеся за материально-ответственными лицами, должны проходить как расходные материалы по основной деятельности и какие проходят по другим счетам.

Бухгалтеру по учету ТМЦ также нужно ознакомиться с анализами хозяйственной деятельности фирмы за последний год , изучить методику этих анализов.

Работа материалиста на любом предприятии, будь то склад, монтажный участок или кафе, будет связана с постоянным сотрудничеством с материально-ответственными лицами , поэтому нелишним действием будет пристальное изучение материалов на подотчете каждого из них.

Что должен уметь бухгалтер участка учета

Участки бухучета формируются на предприятии по мере необходимости, никакого единого стандарта здесь не предусмотрено.

В одной организации различные участки учета могут создаваться по отдельным видам деятельности, например: производство — первый участок, опт — второй, розница — третий и т.д. В другой — на отдельных участках группируются хозяйственные операции по родственным признакам: учет основных средств, учет наличных и безналичных средств, учет расчетов по заработной плате и т.д.

Соответственно, знания и умения бухгалтера участка учета должны соответствовать тому набору трудовых функций, которые должен исполнять этот сотрудник на рабочем месте.

Пример

Наименование участка учета	Основные знания бухгалтера участка	Трудовые функции бухгалтера участка
Учет расчетов с поставщиками и покупателями	НПА по бухучету на предприятии	сбор и проверка первичной документации
проводки по расчетам с контрагентами	обработка и ввод документов в ПО
правила приемки, оприходования и хранения ТМЦ	проверка дебиторской и кредиторской задолженности
программное обеспечение и т.д.	подготовка документации для встречных налоговых проверок и т.д.
Учет расчетов по оплате труда	трудовое и налоговое законодательство	расчет заработка, премий, выплат по больничным, отпускных, алиментов и прочих платежей
правила и положения, установленные на предприятии	расчет отпускных и компенсаций, выплачиваемых при увольнении работника
проводки по бухучету на своем участке	формирование проводок по расходам на оплату труда, сводных отчетов по налогам и взносам
программное обеспечение и т.д.	подготовка ежеквартальной отчетности и т.д.

Должностная инструкция

Порядок ведения бухгалтерской работы должен быть закреплен документально. Работодатель указывает некоторые задачи и общие функции в трудовом договоре со счетным работником. Но помимо этого, рабочий процесс следует детализировать специальным документом — должностной инструкцией.

Структура должностной инструкции:

Общие положения. Раскрывают сведения о сотруднике, рабочем участке и месте. Затем перечисляются квалификационные требования к работнику. Обозначаются нормативы и акты, которые должен знать финансист. Также фиксируется, к какой категории специалистов относится конкретная должность.
Обязанности. Какие задачи, обязанности и функции должен выполнять наемный бухгалтер.
Права. Какие полномочия имеет работник для выполнения возложенных на него задач и обязанностей.
Ответственность. Какие меры ответственности предусмотрены за нарушение обозначенных требований.

Как совместить должность бухгалтера и кассира

Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой передается Работнику. Подписи сторон Работодатель: Работник: Шаг 2. Нужно напечатать приказ о совмещении должностей с указанием размера доплаты и подписать его у руководителя.

В ранее действовавших Правилах ведения кассовых операций юридическими лицами было предусмотрено, что бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров (абзац 2 пункт 35).

Полная материальная ответственность у главбуха и у кассира — не одно и то же Некоторые работодатели, принимая на работу главного бухгалтера, прописывают в трудовом договоре с ним условие о полной материальной ответственности.

Поэтому он должен все учитывать и своевременно исполнять. Требования Бухгалтера-расчетчика берут на должность только при наличии высшего образования. Обычных курсов здесь недостаточно. Кроме этого, стаж работы в подобной должности должен быть не меньше трех лет.

Определенные ограничения вытекают из физических возможностей человека, здравого смысла и условий выполнения работником основной и дополнительной работы (например, по нашему мнению, работник не может выполнять в течение рабочего дня обязанности по трудовому договору и дополнительную работу по другой должности, если это требует от него одновременного нахождения в разных населенных пунктах).

Пример. Расчет зарплаты с учетом доплаты за совмещение В ООО «Меркурий» внезапно уволился кассир. По согласованию с работницей обязанности кассира решено возложить на главного бухгалтера И.С. Сергееву. С ней заключено соглашение о совмещении должностей главного бухгалтера и кассира.

В то же время Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) допускается:

работа по совместительству – выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 60.1, 282 ТК РФ); совмещение должностей, т.е. выполнение работником в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой должности за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

В то же время Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) допускается:

работа по совместительству – выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 60.1, 282 ТК РФ); совмещение должностей, т.е. выполнение работником в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой должности за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Кратко об основных обязанностях

Кладовщик на складе считается одной из ключевых фигур, на нем лежит огромная ответственность и соответственно, обязанности:

Организовать работу склада, таким образом, чтоб были задействованы все сотрудники и их рабочих ресурсов было достаточно для нормального функционирования предприятия.
Руководить и непосредственно участвовать в таких складских операциях, как прием товара, выделение места под него, перемещение товара по складу, сохранность, обеспечение должного температурного режима и условий хранения продукции.
Осуществлять сборку и комплектацию товара в соответствии с расходной документацией и соблюдения ротации (принципа FIFO – первый пришел-первый ушел).
Контроль времени погрузки/разгрузки транспорта, организация соответствующих работ.
Прием и оформление возвратов на склад и с него.
Составление актов некондиции, осуществление списаний в пределах своих возможностей.
Ведение приходно-расходной документации.
Проведение инвентаризаций, отчет по пересчету перед непосредственным руководителем и вышестоящим начальством.
Контроль исправности инвентаря и прочего имущества склада.
Соблюдение трудового распорядка, техники безопасности, санитарных норм лично. Контроль соблюдения подчиненными.
Контролировать наличие и исправность противопожарных средств, состояние помещения. Составление и своевременная подача дефектных ведомостей на неисправный инвентарь, оборудование и прочее.
Выполнять другие служебные поручения, поступившие от руководителя.

Является ли эта должность материально ответственной?

Должность заведующего складом входит в список работников, с которыми может быть дополнительно заключен договор о материальной ответственности в соответствии со ст. 224 ТК РФ о полной индивидуальной материальной ответственности за имущество, доверенное для выполнения своих функциональных обязанностей. Перечень таких должностей утвержден Министерством Труда РФ «Об утверждении…» от 31 декабря 2012 года №85.

Работник, который занимает должность кладовщика и выполняет работу, которая непосредственно связана с сохранением материальных ценностей предприятия берет на себя ответственность за обеспечение хранения имущества, доверенного ему работодателем. в связи с этим кладовщик обязуется бережно относиться к переданной ему собственности предприятия и предотвращать всевозможные случаи нанесения ущерба.

Материальная ответственность сотрудника склада может быть как полной, так и ограниченной.

Различие в том, что при ограниченной ответственности сотрудник отвечает за имущество в пределах средней зарплаты за месяц. При полной ответственности заведующий складом отвечает за сохранность имущества, вверенного в его пользование, в полной мере (подробно о том, что такое полная материальная ответственность и как составить соответствующий договор, читайте в нашем материале).

Порядок привлечения к материальной ответственности кладовщика

Несмотря на то что законодатель признает полную материальную ответственность кладовщика, подписание соответствующего договора не влечет ее безусловного наступления, т. к. для этого необходимо соблюдение ряда условий:

выявления факта порчи имущества работодателя;
проведения служебной проверки, в ходе которой будет выявлена причастность к этому кладовщика;
установления размера действительного ущерба;
проведения инвентаризации и т. д.

Кроме того, работодатель должен приложить усилия к сохранности своего имущества. Например, если речь идет о складе, то на нем должна быть установлена сигнализация, запирающие устройства должны быть в рабочем состоянии и т. д. Иными словами, кладовщик не может быть привлечен к ответственности за утрату или повреждение имущества, если работодателем не были созданы условия для его сохранности.

После того как работодателем были выяснены все обстоятельства дела, проведена служебная проверка и доказана вина кладовщика, он должен предложить работнику в добровольном порядке возместить нанесенный ущерб. Последний может как согласиться на это, так и отказаться.

В случае отказа у работодателя есть право на обращение в суд для взыскания возмещения. Делается это, в силу требований ст. 392 ТК РФ, в течение 1 года с момента обнаружения факта нанесения ущерба.

При этом на работодателя возлагается бремя доказывания:

вины работника;
наличия прямого действительного ущерба;
причинно-следственной связи между действиями кладовщика и последствиями;
размера ущерба;
отсутствия обстоятельств, исключающих возможность привлечения служащего к материальной ответственности и т. д.

Если работодателем доказаны факт причинения ущерба и вина в том работника, последний должен доказать свою невиновность.

Кто такой бухгалтер материального стола?

Бухгалтер любого отдела – это, прежде всего специалист занимающийся учетом. Каких бы размеров не было предприятие на нем обязательно должен присутствовать подобный сотрудник. Если организация маленькая, то на плечи одного работника возлагается ответственность за ведение всех участков бухгалтерского учета: начисление заработной платы, учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), работа с поставщиками и подрядчиками, формирование и сдача отчетов и много, многое другое.

Если предприятие крупное, то создается целая бухгалтерская служба, во главе с главным бухгалтером. Каждому специалисту выделяется определенный фронт работы. В очень больших корпорациях специалисты по учету, будут разделены по отделам, например, материальный отдел, где каждый специалист будет заниматься учетом определенного вида ТМЦ.