Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как документировать представительские расходы (часть 2)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.
Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
-
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
-
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:
-
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
-
расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
-
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
-
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Как правильно рассчитать сумму принимаемого к вычету «входного» НДС по представительским расходам?
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль.
Иными словами, принять к вычету «входной» НДС по представительским расходам можно только в отношении той части расходов, которая «уложилась» в норматив.
При регистрации счета-фактуры в книге покупок отражается НДС в пределах суммы, принимаемой к вычету.
В связи с тем, что при расчете 4 %-го норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года, возможна ситуация, что в следующем отчетном периоде[1] вся сумма представительских расходов будет учтена при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. В этом случае тот «входной» НДС, который не был принят к вычету из-за превышения норматива в одном отчетном периоде, может быть принят в следующем, когда норматив будет соблюден. При этом следует помнить, что нельзя принять к вычету «входной» НДС, относящийся к сумме представительских расходов, превысивших норматив по итогам года.
Воспользуемся данными примера 1. «Входной» НДС по представительским расходам, понесенным в I квартале 2019 года, составил 80 000 руб. (400 000 руб. х 20 %), в II квартале – 20 000 руб. (100 000 руб. х 20 %).
В I квартале 2019 года из 400 000 руб. представительских расходов по нормативу можно учесть только 320 000 руб. К вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 64 000 руб. (320 000 руб. x 20 %).
По итогам полугодия вся сумма представительских расходов может быть учтена для целей исчисления налога на прибыль. Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 16 000 руб. (80 000 — 64 000) плюс «входной» налог в сумме 20 000 руб.
[1] Напомним, что согласно п. 2 ст. 285 НК РФ отчетными периодами по налогу признаются I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.
Что насчет «физиков»?
Как вы сами понимаете, вышеупомянутые примеры касаются юридических лиц или же их представителей. Однако в нашей стране функционирует множество компаний, которые оказывают услуги или же реализуют товары преимущественно физическим лицам. Бизнес, функционирующий в плоскости B2C, разве лишен возможности тратить деньги на представительские расходы? Может, при чем вполне реально. Если отталкиваться от писем Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, компания-поставщик имеет право тратить определенные суммы на эти цели при условии, если она (компания) ведет официальные деловые переговоры с физическим лицом с целью начала дальнейшего сотрудничества. Насколько бы данная формулировка не показалась прозрачной, из нее практически ничего не становится понятно. Как говорил Мюллер из «Двенадцати мгновений весны»: «Ясность – это одна из форм полного тумана». Как раз этот афоризм отражает суть написанного в НК РФ о представительских расходах. Вот, скажите, что значит «официальные деловые переговоры»? Может, под ними подразумевается обязанность физического лица надеть строгий костюм и направиться прямиком в офис компании? К сожалению, нормативная база не дает на этот счет прямого ответа, а также судебная практика настолько разрознена в этом вопросе, что даже приводить что-либо в пример нет объективного смысла. Так или иначе, ФНС практически никогда не сможет узнать о том, кто и во что был одет во время деловой встречи, а также и о месте, где она проводилась. Будем считать это существенным подспорьем для директоров тратить деньги на подобные нужды без оглядки на Букву Закона.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в Письмах Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше Письма Минфина России и Письмо ФНС России от 18.04.2007 N 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми — включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.
А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. То есть расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог — и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также Письме Минфина России от 31.07.2003 N 04-02-05/3/61.
Особенности учета представительских расходов
Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.
Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
- Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
- Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.
Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:
- Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
- Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
- Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).
Особенности учета представительских расходов
Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.
Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
- Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
- Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.
Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:
- Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
- Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
- Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).
Программа мероприятия
Многие фирмы предпочитают дополнять рассмотренный нами комплект документов также программой официального мероприятия.
Данный источник может включать:
- наименование (например, «Программа делового завтрака»);
- формулировки, отражающие цель проведения официального мероприятия;
- дату или период, место проведения мероприятия;
- перечни участников мероприятий с тем или иным статусом;
- перечни партнерских организаций или физлиц, к которым хозяйствующий субъект планирует обратиться в целях получения услуг по переводу, транспортных и иных услуг.
- Ф. И. О., должности, подписи лиц, ответственных за проведение мероприятия.
Можно ли отнести представительские расходы на вычет?
Согласно п. 4 ст.245 НК РК представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1% от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению (ст.322 НК РК) за налоговый период. Налоговым периодом для целей исчисления КПН является календарный год (п.1 ст.314 НК РК).
Для того, чтобы рассчитать сумму доходов работников, подлежащих налогообложению, нужно учесть выплаченные за отчетный год:
- заработную плату;
- премии;
- доходы в виде материальной выгоды;
- доходы в натуральной форме.
Из полученной суммы исключаются выплаты, которые не относятся к доходам физических лиц:
- суточные в пределах норм, наем жилья (п.2 ст.319 НК РК);
- возмещение материального ущерба, присужденное решением суда (пп.44 п.1 ст.341 НК РК).
После того, как составлен налоговый регистр с указанием всех выплаченных доходов, от итоговой суммы исчисляется 1%, который и будет предельной суммой вычета по представительским расходам на год.
Сумма расходов сверх рассчитанного 1%:
- списываются за счет нераспределенной прибыли организации (если есть подтверждающие документы);
- относятся на доход работников -подотчетных лиц (если нет подтверждающих документов) согласно ст.322 НК РК.
НДС в учете представительских расходов
Очень важным является списание сумм налога на добавленную стоимость предприятий, организующих приемы и встречи с партнерами. За все товары и услуги, которыми пользовались представители организации, начисляется обязательный налог. Сумму его можно вычесть их налогооблагаемой прибыли организатора мероприятия. Регламентируются подобные расчеты статьями 171-172 НК Российской Федерации. Возможно снижение изымаемых сумм в определенных случаях:
- если в наличии счет-фактура с указанием сумм НДС;
- расходы на представительство принадлежат тому виду деятельности предприятия, который налогом облагается;
- расходы должным образом оформлены в бухгалтерии.
Когда при организации переговоров и встреч проводится ряд мероприятий, ответственные лица имеют представление о том, как издержки могут повлиять на дальнейшее обложение налогами прибыли. Поэтому оформляют заказы только у тех исполнителей, которые могут предоставить счет-фактуру. Например, розничные магазины не всегда выдают чеки с отдельно выделенной суммой НДС. А значит, ее нельзя вычесть в дальнейшем налогообложение прибыли.
Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).
Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье
Представительские расходы
— расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.
В составе представительских расходов можно учесть лишь определенные типы затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- официальный прием представителей контрагентов должностными лицами организации (затраты на ресторан, приобретение продуктов и приготовление угощения силами встречающей организации);
- доставка представителей контрагентов и лиц, представляющих принимающую организацию к месту проведения встречи и обратно (в пределах населенного пункта);
- буфетное обслуживание представителей деловых партнеров и своих официальных лиц во время переговоров (оплата услуг общепита или организация кофе-пауз силами принимающей организации);
- оплата услуг привлеченных переводчиков.
Специально для читателей мы подготовили образец 2021 отчета о представительских расходах. Скачать документ можно по прямой ссылке на сайте.
Сразу скажем, что никакого конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения подобных расходов действующее законодательство не устанавливает. Никакого упоминания об этом в Налоговом кодексе нет (п. 2 ст. 264 НК РФ).
По мнению чиновников, подтвердить понесенные затраты можно с помощью отчета о представительских расходах (можно в конце статьи). Этот документ и авансовый отчет, с приложенными к ним первичными документами, помогут компании подтвердить правомерность уменьшения налоговой базы (письма Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288, ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852).
С годами чиновники смягчили требования к документальному оформлению представительских расходов. Раньше кроме отчета о представительских расходах на корпоратив, например, они требовали от компании подтверждать экономическую обоснованность, составляя (письма Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 №03-03-06/4/26):
- смету представительских расходов, утвержденную протоколом общего собрания участников на конкретный период времени;
- приказ директора о расходах;
- отчет о проведении представительских мероприятий;
- акт об осуществлении представительских расходов.
Когда название мероприятия не играет роли
Вот еще один пример, когда налогоплательщику удалось доказать в суде свою правоту.
Компания заключила договор, по условиям которого исполнитель принимает на себя обязательства по предоставлению помещения для проведения банкета 29 декабря 2011 г., оказанию услуг общественного питания и ресторанного обслуживания. Согласно договору и приложению к нему услуги ресторанного обслуживания оказаны для 140 человек.
Исполнитель оказал услугу общественного питания по согласованному с компанией плану-меню. По факту оказания услуг был составлен акт приемки услуг.
ИФНС в рамках встречной проверки (ст. 93.1 НК РФ) запросила у исполнителя документы по взаимоотношениям с проверяемой компанией. В результате были установлены существенные отличия в представленных договорах, а именно: в допсоглашении мероприятие было названо новогодним корпоративным вечером.
В качестве свидетеля налоговики привлекли работника компании, который сообщил, что перед Новым годом в компанию приезжают представители различных организаций, в течение дня посещают производство, а вечером проводится банкет, на котором руководство озвучивает результаты работы, после чего идут увеселительные мероприятия.
Между тем представленные компанией отчеты свидетельствуют о том, что были проведены встречи с представителями, ознакомление с производством, демонстрация нового оборудования и сырья, ознакомление с условиями хранения (осмотр помещений) сырья и готовой продукции, переговоры о приобретении контрагентами продукции, обсуждение сроков изготовления, отгрузки, стоимости продукции и т.п. В результате были установлены партнерские отношения и заключены договоры на следующий календарный год.
Такие официальные встречи традиционно приурочиваются к Новому году. При этом на официальных мероприятиях присутствуют не все сотрудники компании, а только те, кто связан с производством и реализацией выпускаемой продукции. Суд посчитал, что сам по себе факт наличия в дополнительных соглашениях к договору наименования мероприятия «новогодний корпоративный вечер» не свидетельствует о проведении вечера, состоящего исключительно из развлекательных мероприятий, и отклонил довод ИФНС, что спорные расходы не могут быть признаны представительскими (решение АС Ярославской области от 22.04.2016 № А82-15075/2015).
Место проведения официального приема: можно ли учесть расходы на аренду?
В главе 25 «Налог на прибыль организаций» не прописано, можно ли учитывать в составе представительских расходов аренду помещения для проведения встреч с контрагентами.
По мнению налоговиков, расходы по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, который находится в командировке в городе проживания указанных партнеров, не учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 № 20-12/41851).
Зачастую налоговики исключают аренду помещений под место проведения официального приема.
Так, в деле, которое рассматривал Девятый арбитражный апелляционный суд (постановление от 15.05.2015 № А40-151700/2014), компания провела официальный прием в рамках конференции и организовала буфетное обслуживание для представителей других организаций, в том числе иностранных производителей, которых пригласили в расчете на заключение выгодных для компании контрактов. Переговоры проходили с каждым производителем отдельно на условиях коммерческой тайны.
Для этого были организованы официальные приемы для переговоров заявителя с производителями в отдельных помещениях отеля, в том числе помещении «Баня» (комната переговоров со столами и стульями) и помещении «Шатер» (легкое архитектурное сооружение со скамейками и столами для проведения банкетов, переговоров, семинаров).
То, что в данных помещениях проводились официальные приемы, свидетельствует меню. Ни помещение «Баня», ни помещение «Шатер» не использовались компанией для других целей. ИФНС включила стоимость меню в представительские расходы, а стоимость аренды данных помещений не учла.
Но суд отменил решение ИФНС, исходя из следующих доводов.
На конференции присутствовали сотрудники компании и представители многих крупных компаний IT-сектора. Целью их приглашения было позиционирование новых программных продуктов, развитие продаж, увеличение рынка сбыта, расширение дилерской сети, установление и поддержание взаимного сотрудничества с представителями других организаций (партнерами), обмен опытом.
Расходы на официальные приемы и буфетное обслуживание во время переговоров организация подтвердила служебной запиской, протоколом, приказом руководителя компании, сметой расходов, договором с отелем, актом выполненных работ, платежными поручениями, отчетом о проведении конференции с приложением программы партнерской конференции, сметой расходов, журналом регистрации участников и фотоальбомом. При наличии указанных обстоятельств компания обоснованно в полном объеме включила в состав расходов затраты по организации семинара в отеле.
Нормы по представительским расходам
Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.
Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).
Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.
Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).