Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы в ООО 2024 и штрафы за их отсутствие». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта
Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).
Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:
- нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
- несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
- нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
- нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.
Кадровые документы с нуля для ООО, при ее создании: полный пакет
Трудовое законодательство предусматривает необходимость формирования огромного количества кадровых документов. Некоторые из них обязательны для любой организации, а некоторые должны быть внедрены при определенных условиях.
Полный кадровый пакет документов для ООО, которые целесообразно внедрить, следующий:
- Документы, на основании которых сотрудники организации осуществляют трудовую деятельность.
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- книги учета трудовых книжек и вкладышей для них;
- личные карточки работников;
- графики отпусков;
- табеля учета времени работы;
- Документы распорядительного характера
- приказы о трудоустройстве сотрудников;
- приказы об отпуске работников;
- иные приказы, например, о направлении в командировку, о дисциплинарных взысканиях;
- различные распоряжения руководства;
- Локальные акты.
- положения об охране труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о премировании.
Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий
Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме. До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.
Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.
Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий
Микропредприятие — это разновидность предприятия — субъекта малого бизнеса, которое обладает следующими характеристиками:
- Численность сотрудников — не более 15 человек (подп. «а» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 федерального закона «О развитии…» от 24.07.2007 № 209).
- Максимальный годовой доход — 120 млн руб. (постановление Правительства РФ «О предельных значениях…» от 13.07.2015 № 702).
Согласно положениям ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия вправе не составлять:
- график сменности;
- положение об оплате труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- иные локальные нормативные акты, регулирующие правоотношения, возникающие между работником и работодателем.
При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.
Как правило, санкции за нарушение трудового законодательства всегда более суровы для организаций, чем для индивидуальных предпринимателей. Распространены лишь наказания за умышленное сокрытие налогооблагаемой базы (в данном случае штрафы за прием на работу лиц, не являющихся сотрудниками). Две категории работодателей — российские, налоговые органы и фонды социального страхования — претендуют на 40% плюс возврат налогов.
Налоговые и страховые взносы. Как юридические, так и физические лица несут равную ответственность.
Кроме того, организационная структура несет особую ответственность. Если что-то происходит, то это в его компетенции и должно рассматриваться в рамках уголовного законодательства. Кодекс об административных правонарушениях предусматривает для обществ с ограниченной ответственностью за неоформление работников штрафы, которые налагаются на юридическое лицо в целом и штрафы налагаются лично на руководителя.
Что помимо штрафов грозит работнику при не оформлении трудовых отношений надлежащим образом
Если в компании или на индивидуальном предприятии хотя бы часть сотрудников работает без трудового договора, это может иметь неприятные последствия для обеих сторон.
- Взносы в пенсионный фонд не выплачиваются работникам. К моменту выхода на пенсию у гражданина может не быть необходимого количества пенсионных молекул. В этом случае государство выплачивает только социальную пенсию по старости, которая не превышает прожиточного минимума.
- Работодатель не платит взносы в фонд социального страхования. Как следствие, никто не выплачивает работникам больничные пособия в случае несчастного случая на производстве. Вам придется обращаться в суд, чтобы доказать, что вы работаете в конкретной компании. Это может занять месяцы или даже годы.
- Работники не платят налоговые сборы. Обычно налоговым агентом является работодатель. Он обязан исчислять и удерживать подоходный налог. Однако если он по какой-либо причине этого не делает, работник должен самостоятельно уплатить его в бюджет. Если Федеральная налоговая служба обнаружит, что гражданин получает доход, но не удерживает подоходный налог, к нему могут быть применены санкции в соответствии со статьей 122 Налогового кодекса. Неофициальные работники платят штраф в размере 20% или 40% от годового дохода, который они отработали без оформления.
Для работодателей ответственность за такое поведение является как уголовной, так и административной. Многое зависит от размера ущерба, нанесенного государству.
В Федеральной налоговой службе существует методика расчета заработной платы (и, соответственно, налога на фонд оплаты труда) с учетом отрасли и сектора конкретного предприятия. Кроме того, налоговый инспектор оставляет за собой право потребовать допроса любого человека, который (по его мнению) располагает информацией по данному вопросу. Следует также напомнить, что жалобы могут подавать работники, которые не удовлетворены своим доходом, оплатой больничных или отпускных.
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |
План профессионального развития
Составление плана профессионального развития включает в себя:
| Пункт | Описание |
| 1 | Определение карьерных целей и желаемой должности |
| 2 | Анализ текущих компетенций и навыков |
| 3 | Определение необходимых для достижения целей компетенций и навыков |
| 4 | Планирование обучения и развития для приобретения недостающих компетенций |
| 5 | Определение способов оценки достижения целей |
| 6 | Разработка временных рамок и этапов реализации плана |
План профессионального развития должен быть гибким документом, который может корректироваться и дополняться в процессе реализации. Он также должен быть согласован с руководством организации и учитывать стратегические цели компании.
Обязательные кадровые документы для ООО в 2024
При ведении бизнеса в форме общества с ограниченной ответственностью (ООО) в 2024 году, необходимо разработать и вести следующие кадровые документы:
- Трудовой договор либо соглашение о найме с каждым работником, оформленное в письменной форме.
- Заявление от каждого работника о приеме на работу, которое содержит персональные данные сотрудника и согласие на их обработку.
- Заявление от каждого работника о предоставлении необходимых документов для оформления страховой медицинской полиси.
- Табель учета рабочего времени, представляющий собой учет рабочего времени и нерабочих дней сотрудников.
- Трудовые книжки или электронные трудовые книжки для каждого работника, где должны быть отражены все изменения в трудовом статусе, отпусках, премировании и т.д.
- Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях в трудовых отношениях с работниками ООО.
- Личные карточки сотрудников с указанием персональных данных, образования, трудового стажа.
- Планы периодических медицинских осмотров и проведенные медицинские осмотры работников.
- Документы, связанные с оплатой труда: табели учета рабочего времени, расчеты заработной платы, приказы о начислении заработной платы и др.
- Договоры о материальной ответственности работников и акты об ущербе.
- Акты приема-сдачи работников и средств индивидуальной защиты.
- Документы, связанные с отпуском: приказы о предоставлении отпуска, заявления работников об отпуске, отчеты о проведенном отпуске и др.
- Анкеты сотрудников, заполненные при приеме на работу и при проведении периодических анкетирований.
Обязательность ведения и наличия указанных кадровых документов обусловлена законодательством РФ и служит основой для правильной организации и управления персоналом в ООО.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Кадровые документы для ООО в 2024:
- Трудовой договор — основной документ, устанавливающий права и обязанности работника и работодателя.
- Личное дело работника — содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника, включая его резюме, копии документов, связанных с работой, а также документацию о прохождении обучения и аттестации.
- Трудовая книжка — официальный документ, в котором отражается история работы каждого сотрудника, включая периоды работы, должности и увольнения.
- Приказы о приеме на работу и увольнении — документы, регулирующие законность трудоустройства и увольнения работников.
- Наряды (расчетные листы) — содержат информацию о рабочем времени, оплате труда, выплате премий и доплат, а также учета отработанного времени.
- Отчетность о начисленных и уплаченных налогах и взносах — предоставляется соответствующими органам государственной налоговой службы.
- Соглашения об использовании информации — документы, регламентирующие обработку и использование информации, выданной сотрудником при устройстве на работу.
- Коллективный договор — устанавливает условия работы для коллектива работников, включая оплату труда, рабочий график и другие социальные льготы.
- Документы, связанные с охраной труда — включают инструкции по охране труда, протоколы инструктажей и другую информацию о безопасности на рабочем месте.
Владение полным и актуальным набором кадровых документов позволяет упростить процесс управления персоналом и соблюдать требования законодательства в отношении трудовых отношений. Тщательное ведение кадровой документации также является важной составляющей успешного аудита и легальности деятельности ООО.
Изменения для кадровиков в 2024 году:
C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.
- Новый МРОТ (19 242 руб.).
- Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
- Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
- Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
- Новые формы отчетов в Росстат.
- Изменения в работе с иностранцами.
- Новые основания для проверок ГИТ.
- Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
- Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
- Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.
Какая ответственность грозит за нарушения в кадровой отчетности
За нарушение обязательств по предоставлению отчетности в СФР грозят штрафы: 500 рублей — за каждое застрахованное лицо. Налоговики накажут на 200 рублей за один непредставленный документ.
За непредоставление сведений в военный комиссариат предусмотрены другие размеры штрафов: от 300 до 1000 рублей, в зависимости от классификации административного правонарушения (21.1–21.5 КоАП).
Штрафы за срыв сроков сдачи статотчетности регламентированы статьей 13.19 КоАП: от 50 000 до 70 000 рублей — на организацию и от 20 000 до 30 000 рублей — на руководителя.
Если кадровик нарушит сроки предоставления отчетности в остальные контролирующие органы, то госучреждению грозят штрафные санкции в виде:
- дисциплинарного взыскания (предупреждение или выговор) на ответственного работника (руководитель или кадровик);
- штрафа: на должностное лицо — от 300 до 500 рублей, на юридическое лицо — от 3000 до 5000 рублей.
Документы, необходимые для составления трудовых контрактов
Для правильного и законного составления трудовых контрактов в ООО необходимо иметь следующие документы:
| Название документа | Описание |
|---|---|
| Паспорт | Копия паспорта работника, подтверждающая его личность |
| ИНН | Копия свидетельства о постановке на налоговый учет работника |
| СНИЛС | Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования работника |
| Трудовая книжка | Записи о предыдущих местах работы, отпусках, отдыхе, поощрениях и других событиях трудовой деятельности работника |
| Медицинская книжка | Записи о состоянии здоровья работника и проведенных медицинских осмотрах |
| Образование | Документы, подтверждающие наличие образования у работника |
| Дополнительные документы | Документы, зависящие от особенностей работы и требований законодательства, например, лицензия на определенную деятельность |
При составлении трудовых контрактов необходимо внимательно проверять и удостоверяться в подлинности представленных документов, чтобы избежать возможных проблем и неприятностей в будущем.
Обзор требований к кадровым документам
В списке кадровых документов, которые должны быть в ООО обязательно в 2024 году, входят:
- Трудовой договор. Каждый сотрудник ООО должен иметь подписанный трудовой договор, который регулирует отношения между работником и работодателем.
- Приказы о приеме на работу и увольнении. При каждом приеме на работу или увольнении сотрудника в ООО должен быть оформлен соответствующий приказ, который формализует этот процесс и становится документом, подтверждающим изменение статуса сотрудника.
- Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени является важным документом, фиксирующим отработанные часы каждым сотрудником. Он помогает контролировать рабочие часы, оплату труда и соблюдение трудового законодательства.
- Документы, подтверждающие квалификацию сотрудников. ООО должно иметь документы, подтверждающие квалификацию сотрудников, такие как дипломы, сертификаты, аттестаты и другие документы, необходимые для выполнения конкретных должностных обязанностей.
- Медицинские справки. В соответствии с требованиями, ООО должно иметь медицинские справки о состоянии здоровья сотрудников. Это помогает обеспечить безопасные условия труда и определить, освобождаются ли отдельные сотрудники от выполнения определенных видов работы.
Это лишь некоторые из требований к кадровым документам, которые должны быть выполнены ООО в 2024 году. Важно отметить, что точные требования могут различаться в зависимости от законодательства и региональных нормативных актов. Поэтому рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству для получения детальной информации о требованиях в конкретном случае.