Как правильно прошить договор для казначейства

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно прошить договор для казначейства». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.

Как технически изготовить сшив

Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

• берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
• концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
• на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
• а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Правила сшивания документов ГОСТ

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Материалы для сшивания

Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:

• обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
• заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
• клей;
• дырокол, канцелярское шило;
• ножницы;
• иглы;
• нитки.

Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:

• хлопчатобумажные или синтетические нитки;
• прочные ленты;
• веревки;
• банковские шпагаты;
• плотная бечевка.

Подготовительный этап

Рассмотрим в деталях схему и процесс проведения сделки купли-продажи квартиры в банке на самом распространенном классическом примере. Простой вариант без отягощающих обстоятельств: собственник ребенок, недееспособный (вмешательство опеки), разъезд, альтернатива, ипотека, нотариат, долевая собственность.

Продает квартиру взрослый единоличный собственник, никто не прописан — покупатель с наличными живыми деньгами, без ипотеки.

Итак, покупатель на квартиру найден, стороны ударили по рукам и готовы провести сделку. Что дальше?

Как, наверное, в любом другом деле львиную часть времени занимает подготовительный этап.

Прежде всего, для подтверждения намерений сторонам необходимо подписать предварительный договор или авансовое соглашение — это стандартная процедура.

На стадии аванса на бумаге закрепляются достигнутые устные договоренности. В предварительном соглашении прописываются все детали предстоящей сделки:

• время и место ее проведения,

• сроки физического и юридического освобождения квартиры,

• порядок финансовых взаиморасчетов,

• ответственность за невыполнение взятых на себя обязательств,

• штрафные санкции за предоставление недостоверной информации об объекте недвижимости или субъекте права.

Аванс обычно вносится в размере 30-50 тысяч рублей. Также в подтверждение намерения купить квартиру может быть внесен не аванс, а задаток. В отличии от аванса, задаток — сумма невозвратная.

Некоторые клиенты считают внесение аванса атавизмом, лишним и давно устаревшим. Люди уверены, что аванс, внесенный в размере нескольких десятков тысяч рублей, — не гарантия того, что покупатель не откажется от сделки в последний момент, так как считают эту сумму пренебрежительно малой для обеспечения серьезности намерений.

Да, этот этап попахивает нафталином. Стоит отметить, что действительно стадия аванса носит чисто символический характер. И все же следует придерживаться устоявшихся правил делового оборота и принять аванс за квартиру, так как этот первый и самый важный этап налаживания взаимопонимания между участниками процесса.

После принятия аванса каждая из сторон готовится к сделке в рамках достигнутых договоренностей:

• продавец собирает необходимый пакет документов,

• покупатель проводит проверку юридической чистоты объекта.

Перед сделкой покупатель должен убедиться:

• в отсутствии наложенных ограничений на квартиру,

• в психическом и физическом здоровье продавца,

• в отсутствии законных наследников и лиц, претендующих на долю в праве,

• в легитимности возникновения права собственности,

• в отсутствии долгов по ЖКХ.

Как правильно прошивать документы ниткой образец с пошаговыми фото

Действующее российское законодательство в целом на федеральном уровне никак не регламентирует обязательность прошивания документов или наоборот – отсутствие таковой необходимости. Одним из немногих нормативов, в соответствии с которым на территории Российской Федерации ведётся документооборот и прошивка документов в целом, является ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Но этот стандарт не является общепринятым в целом и применяется сугубо добровольно.

Большинство государственных структур и органов устанавливают свои собственные нормативы делопроизводства, касающиеся подачи необходимых документов. Поэтому прежде чем подшивать документы для подачи в какое-либо учреждение, следует уточнить в его канцелярии правила, по которым таковые документы должны сшиваться. В отношении внутреннего документооборота таковые правила могут быть утверждены как отдельным приказом руководства, так и непосредственно фигурировать в правилах внутреннего распорядка или должностных инструкциях ответственных лиц.

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

— Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;

— п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

— п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;

— п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).

— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

— обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);

— прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;

— копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;

— прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

Если документы сшиты неправильно

Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.

Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.

Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.

Пример подшитого договора

Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.

Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.

Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.

Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.

Ставим наклейку “Прошито и пронумеровано…”

На оборотную сторону последнего листа в месте скрепления наклеивают прямоугольную бумажную наклейку “Прошито и пронумеровано…”. Размер наклейки: 40–60 мм х 40–50 мм. Она должна полностью закрывать место скрепления прошивки. Нити могут выходить за границы наклейки, но не более чем на 2–2,5 см. На наклейке делают заверительную надпись. В ней в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:

• указывают «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью»;
• буквенную и цифровую запись количества листов;
• должность заверяющего лица;
• подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию) заверяющего лица;
• дату заверения.

Данная наклейка с записями подтверждает соответствие копии подлиннику.

Сроки хранения документов в архиве

Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:

• 3 года – срок для хранения видео и фото;
• 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
• 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
• 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
• 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.

Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.

Законодательное обоснование

Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

• рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
• приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
• руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
• правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.

В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Руководство как прошивать и заверять документы

Документооборот и делопроизводство на предприятии — это процесс достаточно сложный во всех отношениях. Процесс сшивания документации тоже не является одним из самых простых и понятных. Нередкими бывают ситуации, когда сшитые и отправленные в архив документы, возвращают ввиду их неправильного оформления.

И сотруднику приходится вновь и вновь производить перепрошивку документации. Именно поэтому следует еще до начала процесса сшивания ознакомиться со всеми его тонкостями, а также перечитать стандарты, оговаривающие данную процедуру.

Существует несколько документов регламентирующих процесс сшивания документации.

Это такие документы как:

1. Методичка по делопроизводству, разъясняющая правила ведения сшивки. Данный документ издается с декабря 2009 года, когда и был заверен Росархивом.
2. ГОСТ РФ 51141, который носит название «Архивное дело и делопроизводство предприятия».

Данные документы являются основными нормами ведения процедуры сшивки, но кроме них существует еще ряд второстепенных:

• Типовая инструкция, подтвержденная министерством культуры России, и утвержденная соответствующим приказом от 2005 года под номером 536;
• Инструкция по сшивке банковской документации, заверенная руководством Центробанка Российской федерации;
• Методические пояснения о порядке заполнения некоторых форм документа, которые утверждены министерством налогов и сборов в рамках приказа от 18 апреля 2003 г.

Взявшись за прошивку необходимо первым делом подобрать для документации соответствующую обложку, которая обычно делается из плотного картона. На первый взгляд документы, одетые в обложку, кажутся совершенно одинаковыми, но на самом деле существует три различных вида обложек:

1. Стандартная. Наиболее популярный и часто встречаемый тип обложек. Размер ее составляет 22,9 на 3,24 сантиметра. Такого типа обложки используются в тех случаях, если листы документа обладают стандартным размером;
2. Нестандартная. Такого рода обложка обладает нетипичными размерами и необходима в тех случаях, когда и документ размешен на листах нетипового размера;
3. Для долгого хранения. Такого типа обложки необходимы для оформления документации, которая согласно нормам законодательства должна храниться в архиве 25 и более лет. Такое долгосрочное хранение требует создавать обложку из картона большей плотности. Именно такой материал позволит хранить документ долгое время в надлежащем виде, для того чтобы весть этот период документ был пригодном для чтения и рассмотрения. Та документация, которая должна храниться в государственном архиве укрывается картоном бескислотного типа.

Пошаговая инструкция по подаче документов для открытия ООО в 2022 году

• 15 ноября 2021
• Просмотров:
• Автор статьи: open

• При подготовке пакета документов для регистрации ООО, важно учесть каждую мелочь и проверить правильность заполнения каждой бумаги перед сдачей.
• Что вам непременно нужно иметь при себе:

1. Один экземпляр заявления по форме Р11001
2. Один экземпляр Устава
3. Квитанцию об оплате госпошлины
4. Решение о создании ООО (если один учредитель)
5. Протокол собрания учредителей (если несколько учредителей)
6. Договор об учреждении (если несколько учредителей)
7. Три экземпляра заявления о переходе на УСН (если собираетесь применять УСН)
8. Гарантийное письмо от собственника помещения по адресу местоположения Организации (не является обязательным, но может пригодиться)

Внесение необходимых условий

При прошивке договора необходимо убедиться, что в него внесены все необходимые условия, которые должны быть учтены в соглашении между сторонами. Важно, чтобы договор был четким, понятным и полным, чтобы избежать возможных недоразумений или споров в будущем.

Для этого, перед прошивкой договора, следует провести проверку и убедиться, что все требуемые условия отражены в тексте документа. Это могут быть такие условия, как:

• Описание и характеристика товара или услуги, которая будет предоставлена;
• Сроки выполнения работ или поставки товара;
• Стоимость и способы оплаты;
• Особые условия или требования, например, гарантии или обязательства;
• Ответственность сторон и меры, применяемые в случае неисполнения обязательств;
• Дополнительные условия, указанные любой из сторон.

Кроме того, в процессе прошивки договора, важно убедиться, что все условия представлены в понятной форме и доступны для всех сторон. Если какое-либо условие вызывает сомнения или требует уточнения, следует обратиться к другой стороне и получить ясность по этому вопросу.

Важно помнить, что внесение всех необходимых условий в договор — это один из ключевых этапов в правильной прошивке документа. Это поможет избежать непредвиденных проблем в будущем и обеспечит четкие рамки сотрудничества между сторонами.

Похожие записи:

• Минимальная пенсия в Мурманске в 2024 году для неработающих
• Сколько времени действительно свидетельство об окончании автошколы 2022
• Закон про отцовство после 300 дней развода