Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое управленческий учет: 7 методов и 5 этапов создания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все виды управленческой отчетности должны устранить неопределенность и определить объективную картину, которая необходима для выполнения управленческих функций. Поэтому, например, автоматизация управленческого учета представляет собой систему связанных показателей, обладающих полным набором характеристик, необходимых для обоснования решений на базе объективных данных.
Задачи управленческого учета
Основная задача управленческого учета – предоставление информации с помощью составления типизированных и индивидуальных вариантов отчетов. Вид и состав таких отчетов зависит от их назначения и меняется в соответствии с задачами в каждой конкретной компании.
Формирование структуры управленческого учета открывает возможность решения следующих задач:
- Сбор и консолидация информации о состоянии финансовых, трудовых и материальных ресурсах компании, анализ этой информации.
- Анализ отклонений затрат и доходов от утвержденных показателей.
- Оперативный расчет и планирование показателей себестоимости производимых товаров и услуг, анализ их отклонения от планов.
- Управленческий учет финансовой деятельности предприятия. Анализ финансовых результатов работы компании и отдельных её подразделений.
- Контроль и прогнозирование хозяйственной деятельности компании.
- Прогнозирование ожидаемых событий по различным видам деятельности компании на основе результатов прошедших периодов.
- Обеспечение всех заинтересованных сотрудников отчетностью в удобном виде.
Принципы управленческого учета на предприятии
Основным принципом управленческого учета можно назвать ориентацию на удовлетворение потребностей руководства компании в предоставлении финансовой информации. Среди других принципов управленческого учёта, в частности, информации, которую он дает, можно выделить следующие:
- Полезность. Данные должны помогать в принятии эффективных управленческих решений.
- Ясность. Информация управленческого учета должны быть легко интерпретируемой. Аналитиа показателей не должны требовать дополнительной итерации обработки.
- Достоверность и целестность. Система управленческого учета не должна содержать ошибок или неполных данных.
- Оперативность. Все данные должны быть актуальными и доступными в режиме реального времени.
- Периодичность, что означает аналитику показателей в определенные регулярные периоды времени, с использованием единых методик оценки и контроля эффективности.
- Конфиденциальность, что характеризуется ограничением доступа к управленческой бухгалтерии
Внедрение управленческого учета на предприятии
При разработке управленческого учета в компании, вы должны создать надежную систему, в которую оперативно поступают, затем правильно обрабатываются и интерпретируются данные.
Этапы постановки управленческого учета могут быть различными в зависимости от сферы деятельности и потребностей той или иной организации. Среди общих этапов можно выделить следующие:
- Определение финансовой структуры компании
- Определение целей управленческого учета
- Формирование классификаторов управленческого учета
- Анализ текущих бизнес-процессов и методов учета затрат
- Разработка плана счетов управленческого учета
- Автоматизация. Вы можете построить управленческий учет в Excel или использовать готовый сервис автоматизации управленческого учета
- Разработка формата управленческой отчетности
- Разработка регламентов ведения управленческого учета
Объекты управленческого учета
Учет затрат является одной из наиболее важных задач управленческого учета предприятием. Объективность и оперативность получаемой информации руководителями всех уровней, особенно в части издержек, влияет на эффективность принимаемых ими решений. Поэтому процесс своевременной фиксации показателей использования ресурсов является весьма актуальным в текущей деятельности предприятий в Москве и других регионах РФ. Его эффективная реализация возможна посредством использования программы для управленческого учета. Совокупность объектов управленческого учета, можно объединить в группы:
- Производственные ресурсы;
- Хозяйственные процессы;
- Доходы и затраты;
- Структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам возникновения (ЦФО)).
Организация управленческого учета
Все виды отчетности, сопровождающие ведение управленческого учета, являются источниками информации для проведения анализа. В синтезе с отчетами, используемыми в бюджетировании, они являются основой для:
- принятия решений,
- оценки финансового состояния компании, ее платежеспособности и ликвидности,
- прогнозирования динамики развития в перспективе,
- инвестиционной привлекательности,
- определения узких звеньев и формирования мероприятий для их ликвидации,
- корректировки планов,
- контроля исполнения планов,
- оптимизации затрат,
- рационального распределения доходов,
- недопущения кассовых разрывов (текущего дефицита средств),
- системного управления ресурсами,
- оптимизации количества товарных запасов,
- определения достаточности собственных средств для реализации инвестиционных проектов,
- необходимости привлечения заемных средств для успешного внедрения новых технологий и покупки основных фондов;
- определения перспективных направлений развития,
- анализа отклонений фактических показателей от плановых с целью контроля исполнения бюджетов и их корректировки для достижения поставленных целей;
- реализации мер, направленных на улучшение результатов финансовой деятельности в целом.
Активная фаза внедрения
Эта фаза потому и называется активной, что на ней придется изрядно попотеть и попортить немало крови себе и окружающим. Ведь, чтобы новая система учета заработала, должны правильно заполняться исходные формы (помните, мы говорили ранее, что информация должна попадать в систему в точке «входа»).
Пресловутая точка входа очень редко находится в финансовых службах, чаще на производстве, когда речь идет об отчете производства за смену, в отделе продаж, когда заключается новый контракт, в отделе закупок, когда заказывается сырье или услуги и так далее. Это значит, что новым аналитикам учета и заполнению новых форм а иногда и работе с новой программой придется всех этих сотрудников научить и никому иному, как группе внедрения.
Согласитесь, любая, самая хорошая, система не будет работать, если ее неправильно эксплуатировать. На активной фазе инструментами общения с пользователями станут тренинги, презентации, инструкции, нормативная документация. И поддержка со стороны руководства, естественно.
Из личного опыта
В «Билфингере» активная фаза внедрения управленческого учета заняла 9 месяцев, так как нужно было обучить команды инженеров на 120 объектах в Москве и регионах, и 100 пользователей центрального офиса (в основном менеджеров по продажам, закупкам, кадровиков, бухгалтеров) работе в «1С:Управление производственным предприятием». Для многих пользователей это был первый опыт работы с продуктами «1С». Многие противились нововведениям, тем более, что сначала это действительно была дополнительная работа. Представьте, если раньше инженеру достаточно было отправить письмо в отдел закупок по почте и попросить купить лампочки, то теперь нужно было создать заказ поставщику в «1С:Управление производственным предприятием», найти свой ЦФО, найти нужную номенклатуру в справочнике, дождаться согласования. Через некоторое время, правда, пользователи оценили, что заказы можно копировать и ни один из них не теряется, в отличие от писем в почте. А еще можно контролировать, привезли ли материал на склад.
Кадровые менеджеры оценили, что табеля им теперь сдаются вовремя и в электронном виде, а менеджеры объектов – что они видят маржинальность объекта в режиме реального времени. Но это понимание приходит потом, сначала же нужно преодолеть «зону отчуждения».
Формирование итоговых управленческих отчетов
Это один из самых простых этапов введения управленческого учета, потому что правильно структурированные исходные данные у вас уже есть, ни от каких сотрудников и пользователей вы не зависите. Осталось только автоматизировать логику построения отчета из данных системы, тем более что стандартизированные отчеты уже есть во многих ПО.
В «1С:Управление производственным предприятием», допустим, есть управленческий отчет о доходах и расходах, который повторяет логику PnL если статьи затрат вносятся верно. Есть валовая прибыль, которая отражается в разрезе заданных ЦФО, есть отчет по заказам, который разворачивает структуру себестоимости по каждому заказу покупателя.
Отчет по оборотному капиталу также присутствует – это дебиторская и кредиторская задолженность по срокам долга. Остатками запасов можно управлять через отчет по заказам поставщику и так далее.
Конечно, настраивать отчеты и дописывать свои тоже придется, но это не сложно сделать опять же при структурированных исходных данных.
Из личного опыта
Мы в «Билфингере» настроили отчет по заказам покупателя в разрезе Заказчиков, договоров и ЦФО, таким образом, закрывали потребность учредителей видеть рентабельность проектов.
Общий PnL делали через трансляцию в МСФО (но это уже другая история).
Оборотный капитал формировали через дебитору по срокам долга.
Был у нас еще отчет по портфелю договоров, его дорабатывали в «1С:Управление производственным предприятием» отдельно.
Общими усилиями нам удалось достичь нормы закрытия финансового месяца на третий рабочий день, при этом требовалась работа только двух финансовых аналитиков.
Надеюсь, что наш положительный опыт поможет вам избежать части ошибок в построении управленческого учета на предприятии и поспособствует более легкому и быстрому процессу внедрения.
Это один из разделов управленческого учета и отчетности в компании, который охватывает все направления деятельности. С его помощью удается систематизировать процесс, распланировать траты и доходы, конкретизировать показатели по всем сферам и подразделениям.
Вся организация заключается в оформлении центров ответственности, распределении функционала и полномочий, выявления отдельных видов с максимумом деталей и возможностью формирования разновидностей планов.
С таким подходом становится возможным:
- достичь запланированных целей;
- разобраться в затратах и сократить те, что возможно;
- пользоваться имеющимися ресурсами рационально;
- распределять деньги фирмы оптимально и вдумчиво;
- повышать результаты хозяйственного функционала в общем.
Давайте рассмотрим примерную схему бюджетирования.
В чем похожи и чем отличаются финансовая и управленческая отчетность
Первый — рекомендован для использования всеми фирмами на территории РФ, которые функционируют легально. Его задача — предоставлять сведения внешним пользователям, например, в ФНС. Цель — формирование и демонстрация объективных данных, которые помогут принимать эффективные решения для оптимизации. Это база для анализа, основной предмет коммерческой тайны.
Обязательные отчеты нужны для показа инвесторам и кредиторам, а также всем лицам, которые заинтересованы во вложении капитала. Управленческий учет нужен для внутреннего корректного менеджмента. Он помогает разобраться в текущем состоянии, оперативно решать, что требуется, чтобы организация активно развивалась. С его помощью руководство своевременно реагирует на перемены во внешней ситуации и корректирует мероприятия, чтобы удалось достигнуть стратегических целей.
Формат финансового отчета стандартизирован и одинаков для всех компаний. Отчетность же разнообразна и утверждается каждой фирмой отдельно, в соответствии со своими требованиями. После того как они будут унифицированы, то оформление будет всегда одинаковым для каждого структурного подразделения.
Перспективы внедрения
Система, доказавшая свою эффективность на предпринимательском уровне, может быть успешно реализована и на государственном. На современном этапе развития отечественного предпринимательства ее внедрение характерно лишь для крупных организаций, особенно с иностранным инвестированием. Затратность и неразработанность процесса внедрения управленческого учета иногда отпугивают средний и малый бизнес.
Тем не менее, система, доказавшая свою эффективность на предпринимательском уровне, может быть успешно реализована и на государственном. Для этого нужно решить ряд первичных задач:
- разработка методологической базы управленческого учета;
- регламентация основных правил и норм такого учета (по аналогии с бухгалтерским и финансовым);
- утверждение нормативной законодательной базы;
- популяризация этой формы учета для руководителей предприятий и государственное содействие в его внедрении.
Доступный управленческий учёт для небольших компаний
Несмотря на сложность процессов, управленческий учёт часто приходит на помощь среднему и даже малому бизнесу, как способ структурировать все финансовые показатели для наиболее точного принятия решений.
- Для каждого ЦФО (центр финансовой ответственности) формируются операционные и финансовые бюджеты индивидуально. Генеральным планом выступает сводный бюджет.
- Первичны операционные бюджеты, чьи показатели сводятся в общий бюджет доходов и расходов, который также известен как «Бюджет прибылей и убытков». На базе бюджета прибылей и убытков подготавливают прогнозный баланс, бюджет движения денежных средств и бюджет капитала.
- Выстраивается сквозное бюджетирование.
- В сводный бюджет учитывают все связанные между собой планы компании.
Задачи управленческого учета
Основная задача управленческого учета – предоставление информации с помощью составления типизированных и индивидуальных вариантов отчетов. Вид и состав таких отчетов зависит от их назначения и меняется в соответствии с задачами в каждой конкретной компании.
Формирование структуры управленческого учета открывает возможность решения следующих задач:
- Сбор и консолидация информации о состоянии финансовых, трудовых и материальных ресурсах компании, анализ этой информации.
- Анализ отклонений затрат и доходов от утвержденных показателей.
- Оперативный расчет и планирование показателей себестоимости производимых товаров и услуг, анализ их отклонения от планов.
- Управленческий учет финансовой деятельности предприятия. Анализ финансовых результатов работы компании и отдельных её подразделений.
- Контроль и прогнозирование хозяйственной деятельности компании.
- Прогнозирование ожидаемых событий по различным видам деятельности компании на основе результатов прошедших периодов.
- Обеспечение всех заинтересованных сотрудников отчетностью в удобном виде.
Анализ системы управленческого учета на предприятиях
Разговор об анализе ведения системы управленческого учета начнем с того, что разберемся, какими ключевыми отличиями по существу будут обладать управленческий и финансовый учет предприятия. Это необходимо, чтобы увидеть четкую разницу между двумя управленческими инструментами в разрезе требований к ним, и с точки зрения решаемых с их помощью задач.
Обязательность. Управленческий учет не ограничен никакими законодательными рамками, в том числе критерием обязательности. Финансовый учет и финансовая отчетность, напротив, строго подчинены букве закона во всех вопросах – от форматов и сроков составления, до порядка и назначений инстанций, в которые отчетность предоставляется. При этом касательно финансового учета мнение руководства предприятия не имеет никакого значения: существуют четко определенные метрики, по которым отчетность должна быть предоставлена. В вопросе управленческого учета царит атмосфера «свободомыслия», и только менеджмент фирмы определяет аспекты ведения управленческой отчетности. Очень хорошо, когда здравый смысл руководства, если не побеждает, то хотя бы превалирует над свободомыслием, и включенные в управленческий учет метрики, а также эффект от последующей работы с ними, оправдывают время и трудовые (а иногда и инвестиционные) затраты на их подготовку.
Открытость (публичность информации). Некоторые виды финансовой отчетности, опять же по закону, представляют собой информацию для широкого круга лиц, то есть публичные сведения. Сама компания никак не может регулировать этот вопрос в финансовой отчетности – если «положено», будь добр, дай доступ. Напротив, данные управленческого учета – это информация не публичная и совершенно закрытая от посторонних глаз. Надо понимать, что данные управленческого учета не обязательно показывать даже менеджерам или входящим в совет директоров сотрудникам, если это, допустим, не прописано в неких двухсторонних обязанностях работника и работодателя. В сегменте информации, относящейся именно к управленческому учету, руководитель фирмы может самостоятельно определить состав лиц допущенных или не допущенных к информации и ее отдельным частям. Здесь все выглядит логично, но на практике порождает большое количество внутренних конфликтов между сотрудниками и фирмой при несоответствии одних данных и других, например, в ситуации, когда управленческий учет используется как элемент оперативного управления фондом заработной платы за счет искажений неких внутренних данных.
Серьезность и точность. Финансово-бухгалтерская отчетность по аналогии с прошлыми пунктами, опять же, определяется единством закона для всех, а значит должна (во всяком случае, по определению должна) быть серьезной и точной. Конечно, можно и в такую отчетность включить все что угодно, даже без привязки к реальности, но велика вероятность, что надзорный орган захочет детально разобраться в ситуации или, по крайней мере, попросит пояснений по возникшим у него к фирме вопросам. Финансовая отчетность также крайне конкретна: понятно, о чем речь, какие единицы измерения и каков сухой итог вычислений представлены в качестве результата. То есть финансовая отчетность также не предполагает двойных трактовок или расплывчатости.
Главными функциями управленческого учета являются:
- «прогностическая – нацеленность информации на будущее;
- информационная – фактическая информация необходима различным объектам управления – менеджерам, которые, используя эту информацию, вырабатывают и принимают соответствующие управленческие решения;
- контрольная — качественная учетная информация позволяет осуществлять контроль на различных стадиях хозяйственно-производственной деятельности, контролировать в случае необходимости во всех деталях деятельность организации, и ее подразделений, анализировать ее, подготовить решение;
- обеспечивающая – обеспечивает пользователей информацией».2
«Чтобы избежать ошибок при формировании управленческих решений, необходимо придерживаться установленных правил:
- Отчетность должна быть удобной для восприятия и понятной. Отчеты содержат в себе только самые важные сведения. Не стоит использовать дополнительную информацию, которая никак не влияет на процесс принятие решений. Это позволяет значительно уменьшить время на анализ данных.
- Для формирования отчетности необходимо использовать несколько методик. При этом важно ориентироваться на отечественные и международные стандарты.
- Автоматизация управленческого учета может быть проведена только после исследования состояния компании и донесения соответствующей информации до сотрудников.
- В управленческом учете принимают участие не только высшее руководство и главы отделов, но и бухгалтеры и экономисты.
- Управленческий учет включает в себя определение бизнес-процессов и их оптимизацию. Важно также сформировать должностные инструкции, чтобы не допустить повторения функций для разных сотрудников.
- Основой управленческого учета является создание комплекса задач, выполнение которых помогает повысить результаты от деятельности организации. В связи с этим он не может быть использован для решения одной конкретной проблемы.
- Управленческий учет и контроль в корпорации должен быть регулярным. Оптимизация процессов проводится только один раз. Система требует постоянного совершенствования.
- Важно использовать регламент для документооборота. В нем указывают сроки для сдачи отчетов, документов, способы мотивации сотрудников, графики.
- Основа управленческого учета предполагает развитие корпоративной культуры в компании. Это подразумевает своевременный обмен информацией между сотрудниками и отделами. Установление взаимоотношений между структурными подразделениями – базис управленческого учета.
- Инструменты, которые используются в управленческом учете, должны быть подходящими для решения конкретных задач».1