Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт о недостаче и (или пересортице товара». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работа с актом о недостаче или пересортице требует соблюдения определенных условий, чтобы предъявленная претензия была удовлетворена в полном объеме. Так, необходимо оформить жалобу, а также большим плюсом будет присутствие при приемке товара независимой стороны.
Чаще всего возникает эта проблема в момент ревизии склада. Кладовщик просто проводит пересчет товарных позиций и выясняет, что апельсинового сока не хватает ровно на упаковку. Это был бы акт о недостаче, если бы работник не увидел, что вишневого на эту же коробку больше, чем нужно. Именно это и называется пересортом — когда одного вида меньше, а другого похожего товара больше.
Часто проблема в невнимательности персонала, который вел приемку сырья или продукции. Они не контролируют номенклатуру, вкус, цвет или материал, принимая по количеству коробок. Изначально ошибается поставщик — его сотрудники невнимательно смотрят в отгрузочный лист и грузят один сорт вместо другого.
Если в организации принята только коробочная поставка и продажа, то половина упаковки не способна оказаться пересортицей. Только объем тары — коробка, ящик, палет. Если в упаковке должно быть 8 бутылок лимонада, то 3 из них не окажутся пересортом с другой газировкой. Потому что не могло прийти в запечатанной заводской коробке 5 бутылок одного и 3 совсем иного.
Это одна из основных ошибок учета. Чтобы её выявить, нужно провести инвентаризацию, а чтобы не допустить — усилить внимание сотрудников. Но это не единственная причина. Довольно часто оказывается, что виной пересорту простая ошибка терминала в момент приемки.
Как бороться с ней:
-
постоянно обновлять и улучшать работающее на складе оборудование;
-
следить за работой персонала, своевременно наказывать за некачественное выполнение обязанностей;
-
максимально автоматизировать процесс;
-
правильно управлять операцией отгрузки и доставки;
-
контролировать приход.
Чтобы не допустить постоянного спутывания товарных позиций, нужно правильно управлять остатками, процессами предприятия, четко отслеживать внутренние перемещения и технически оснастить склады необходимым оборудованием.
Для этого часто применяется система мобильной обработки информации. Суть заключается в том, что весь персонал, который касается продукции, оснащается специальными небольшими переносными компьютерами со считывающим устройством.
Такие мобильные терминалы легко переживают падения, попадание пыли, влаги и несильные удары. С их помощью можно связываться с программой базы склада из любой точки помещения, проверить остаток и узнать, где находится еще один сорт товара.
Фиксация в сличительной ведомости
Когда все указы записаны и приняты к сведению, создается этот бланк. В нем вписываются все данные о ТМЦ. Существует даже законодательная форма ИНВ-19. Организуется она в 2 копиях — одна для бухгалтерии, вторая — для отвечающего человека. Подписывает ее обязательно директор или владелец предприятия. Составлять ее можно в электронном виде или от руки.
Есть три страницы:
-
На первой будет вся информация о компании и МОЛ.
-
Вторая и третья включают в себя подробную опись — чего не хватает, какие коробки лишние, сколько это стоит и почему это произошло.
Все после титульного листа обычно представлено, как таблица. Так проще считывать и воспринимать без постоянного повтора единиц измерения.
Все заполняет бухгалтер, потом приносит на подпись владельцу или директору и всем ответственным за помещение людям.
Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке
- Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
- После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
- Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
- Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
- Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
- Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
- Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
- Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
- Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.
Типовой формы такого документа не существует. Поэтому, прежде чем приступать к заполнению, необходимо утвердить эту форму в учетной политике организации отдельным приказом руководителя.
Однако в некоторых ситуациях без отдельного акта о недостаче товара при инвентаризации не обойтись. Например, акт о результатах инвентаризации (по форме 0504835) не оформлен либо недоступен, а необходимо срочно обратиться в правоохранительные органы.
Случаи, когда составляется акт
ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о полной материальной ответственности. Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.
При приемке товарных ценностей уполномоченный работник обязан проверить их количество и качество, а по их результату составляется:
- Акт приемки, если никаких несоответствий не выявлено и нареканий нет.
- Акт возврата, при выявлении порчи всей поставленной продукции или большей его части.
- Акт о недостаче, в случае недопоставки.
- Акт об обнаруженных излишках, если принимающая сторона желает забрать лишнее себе.
Любой документ составляется по строго установленным нормам, с четким указанием причины его написания и письменным свидетельствованием обеих сторон.
Акт о недостаче – это документ, который составляется в различных случаях:
- Принимаемая партия товара не соответствует количественному параметру, прописанному в товарной накладной.
- Ревизионная комиссия обнаруживает разногласия между указанными в перечне остатками товара и действительному количеству на складе или в ином помещении при инвентаризации.
- Обнаружена недостаточность денег в кассе организации или в банковском пакете.
Акт о недостаче может выражаться в различных единицах измерениях: вес, штуки, денежные суммы.
Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.
В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.
Как правильно оформить акт на пересортицу товаров?
Для правильного оформления акта на пересортицу товаров следует следовать общим правилам и порядку:
- Открываем акт на пересортицу – составляем приказ или решение о проведении пересортицы, в котором указываются причины и цель перераспределения товаров.
- Делаем инвентаризацию – проводим полную инвентаризацию товаров, сравнивая фактическое количество товаров с данными учета.
- Составляем акт – в акте указываем все данные о перемещаемых товарах, их количество, стоимость, место назначения и ответственное лицо.
- Фиксируем результаты – прикрепляем к акту все необходимые документы, такие как ведомости инвентаризации и документы на перемещение товаров.
- Скачать образец – используйте готовый образец акта на пересортицу товаров, чтобы избежать ошибок в оформлении.
Предложение и приказ о зачете пересортицы
Предложение о зачете пересортицы вносит председатель инвентаризационной комиссии. Предложение оформляется специальным документом. Его называют заключение о пересорте. Предложение передается на рассмотрение руководителю компании. Документ содержит следующие данные:
- сведения об инвентаризации;
- информация, по каким товарам и в каком количестве была обнаружена пересортица;
- причины возникновения путаницы в товарах, которые указаны в объяснительной записке.
Руководитель рассматривает внесенное предложение и принимает решение. Если решение положительное, от его имени выносится приказ о зачете пересортицы. В приказе должна содержаться следующая информация:
- дата проведения и номер приказа о проведении инвентаризации;
- количество выявленных излишков и недостатков товарно-материальных ценностей;
- причины возникновения пересорта;
- в случае выявления, данные о лицах, признанных виновными в возникновении пересортицы;
- распоряжение главному бухгалтеру произвести взаимозачет выявленных в ходе инвентаризации излишков и недостатков;
- меры административного воздействия на ответственных лиц.
Кто может воспользоваться пересортицей?
Пересортица наравне со списанием брака является одним из этапов движения продукции, доступным для мошеннических операций со стороны работников организации. Объясняется это тем, что в данных ситуациях меняются характеристики продукции и персонал может «поработать на себя», отпуская более дешевые товары по стоимости дорогих. Напоминаем, что обязанность доказать факты, вызвавшие утрату доверия к работнику, лежит на работодателе. При этом не имеет значения, в какой форме работник совершил незаконные действия: умышленное злоупотребление либо халатность, небрежность при выполнении своих трудовых обязанностей. Если вина в совершении конкретных действий не установлена, работник не может быть уволен по мотивам утраты доверия, даже несмотря на недостачу, порчу или пересортицу товарно-материальных ценностей. И еще, как известно, самое главное — это профилактика мошенничества. Поэтому роль эффективного учета готовой продукции остается весьма значимой на всех этапах ее движения.
Образец акта недостачи при инвентаризации приведен ниже.
Существует множество особенностей работы розничных и оптовых торговых сетей. Бухгалтерская отчетность в данном сфере деятельности достаточно сложна.
Как и во всех других необходимо в обязательном порядке вести соответствующим образом документацию. Именно на неё необходимо ссылаться при составлении отчетности.
При приемке и передаче грузов составляется акт. Иногда возникают различного рода накладки, связанные с подобного рода процедурой.
При этом следует помнить, что при недостаче обязательно необходимо будет составить соответствующим образом специальный акт. Это позволит защитить свои права, а также решить обширный перечень различных других задач.
Важные детали при составлении акта о недостаче и/или пересортице товара
При составлении акта о недостаче и/или пересортице товара необходимо учесть ряд особенностей, чтобы документ был составлен правильно и отражал фактическую ситуацию.
Первым шагом при составлении акта о недостаче и/или пересортице товара является подписания документа представителями обеих сторон – того, кто осуществляет приемку товара и того, кто поставляет товар. При этом важно установить точную дату составления акта.
При составлении акта о недостаче необходимо указать наименование товара, количество, которое должно было поступить, и количество, которое фактически выявлена как недостача. Также акт должен содержать информацию о том, как именно была произведена проверка и выявлены недостачи товара.
При составлении акта о пересортице товара необходимо указать то же наименование товара, его количество, а также указать, что именно было пересчитано (например, коробки с товаром, флаконы, штучные товары) и конкретное количество, которое фактически выявлено как пересортица.
Если недостача и пересортица одновременно выявлены, то в акте необходимо разделить эти два случая и указать отдельно количество недостачи и количество пересортицы.
Порядок подписания акта о недостаче и/или пересортице товара очень важен: обе стороны должны поставить свою подпись под каждым пунктом акта с указанием должности и ФИО лица, ответственного за приемку и поставку товара. Также акт должен быть скреплен печатью обеих сторон.
Учет акта о недостаче и/или пересортице товара должен быть проведен в соответствии с законодательством и требованиями компании. После составления акта о недостаче и/или пересортице товара необходимо оповестить сторону поставки о выявленных проблемах и предупредить о возможных последствиях.
В качестве шаблона для составления этого документа можно использовать форму ИНВ-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, которая предусматривает инвентаризационную опись по фактическому наличию товаров и по данным бухучета. 1 лист этой формы обязательно должен содержать такие сведения:
- наименование организации (структурного подразделения);
- коды ОКПО;
- основание для назначения инвентаризации;
- ее дата (начало и финал);
- номер акта и число его подписания;
- сведения о материальных ценностях, в отношении которых выявлено расхождение;
- объяснительная от материально ответственного лица;
- дата, когда были зафиксированы остатки товарных ценностей.
2 и 3 лист формы заполняются по приведенной схеме.
Данная форма не является утвержденной, а лишь рекомендованной, поэтому предприятию не возбраняется составлять акт по собственной схеме, утвержденной во внутренних документах.
Образец акта недостачи при инвентаризации приведен ниже.
В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.
ТМЦ закупаются и принимаются по особой процедуре с соблюдением установленных правил и норм.
При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника. Данный бланк также используется при обнаружении недостачи при ревизии хранящихся в организации ценностей.
ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о . Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.
Акт о недостаче и/или пересортице товара: порядок подписания
При выявлении недостачи и/или пересортицы товара на приемке, необходимо обратить внимание на порядок подписания документа акта о недостаче и/или пересортице товара. Важно заполнить акт в соответствии с установленными правилами, чтобы он имел юридическую силу и мог быть использован для решения спорных вопросов и претензий.
Особенности заполнения акта о недостаче и/или пересортице товара:
- Указать полную информацию о предприятии, наименование, адрес, контактные данные.
- Описать товар, о котором выявлена недостача и/или пересортица: название, артикул, количество, цена, общая стоимость.
- Сделать пометку о том, что недостача и/или пересортица была выявлена при приемке товара.
- Указать причины возникновения недостачи и/или пересортицы, если они известны.
- Предоставить объективные доказательства недостачи и/или пересортицы: фотографии, видеозаписи, акты проверки.
- Приложить копии документов и актов, подтверждающих факт поставки товара и его качество.
Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке
- Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
- После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
- Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
- Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
- Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
- Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
- Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
- Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
- Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.
На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.
Бланк (форму) такого акта можно скачать .
Приказ о зачете пересортицы: образец
Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.
В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть.
В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.
Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться бесплатными формами документов МоегоСклада.
Вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои.
Меры предотвращения возникновения пересортицы
Так как это одна из часто встречающихся ошибок учета. Для ее выявления требуется проведение инвентаризации, а предотвратить пересорт можно усилением вниманием ответственных сотрудников. Кроме человеческого фактора виной возникновения пересорта становится и ошибка терминала, допущенная в момент приемки товара.
Как бороться с пересортицей:
- следить за состоянием оборудования, работающего на складе, обновлять его и улучшать;
- отслеживать качество работы персонала, наказывать за ошибки и безответственное отношение к выполнению возложенных обязанностей;
- правильно организовывать операции, связанные с отгрузкой, доставкой, разгрузкой и приемом товара;
- максимально автоматизировать процедуры;
- контролировать приход продукции.