Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при увольнении сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Передача дел – еще не работа
Ни суд первой инстанции, ни апелляция, ни кассация нарушения прав бывшего сотрудника не увидели, так как к характерным признакам трудовых правоотношений относятся:
- обязанность работника выполнять определенную, заранее обусловленную трудовую функцию;
- подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда;
- возмездный характер (оплата производится за труд).
Однако имеющиеся в деле доказательства не свидетельствуют:
- о наличии между сторонами трудовых отношений в период с 19 июня по 25 июня, об их оформлении и расторжении;
- о допуске бывшего сотрудника с ведома и по поручению работодателя к исполнению трудовых обязанностей.
Акт приема-передачи дел
Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
Акт приема-передачи дел – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи дел. Если освобождается должность по причине перевода работника на другую должность или увольнения, то акт приема-передачи дел составляется, в котором проделанная работа описывается, ее итоги и незавершенные дела, которые преемнику передаются . Распорядительные документы, в которых причина приема-передачи дел указана, являются основой для составления акта.
Передача дел при смене главного бухгалтера
Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:
- Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
- Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
- Корректность учёта взаиморасчётов
- Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
- Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
- Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
- Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
- Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;
Учимся принимать дела и документы
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».
Рекомендуем прочесть: Сколько стоит оплата социальной карты студента метро
Особенности увольнения главного бухгалтера
Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.
Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .
Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.
Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.
Распоряжение передать материалы нанимателя
Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.
Данные, которые содержит документ:
- Наименование организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
- Дата, когда будет происходить процедура.
- Перечень ценностей, которые будут передаваться.
- Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
- ФИО ответственного лица.
Получение сотрудником имущества работодателя
Акт передачи материальных ценностей другому лицу – документ, необходимый для фактического подтверждения процесса передачи товарно-материальных ценностей под ответственное хранение.
Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.
Сведения, которые указываются в акте:
- Дата и место составления.
- Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
- Сведения об организации.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Перечень передаваемых ценностей.
- Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
- Сведения о свидетелях процесса.
Акт приёма передачи кадровой документации
Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика. Оформляется документ так:
- прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
- вставляется гриф утверждения директора;
- пишется – кто кому передаёт документы;
- заполняется таблица;
- проставляются визы всех членов комиссии.
Примерный акт передачи дел можете .
В таблицу можно занести столбцы:
- номер подпункта;
- название документа (или дела);
- количество листов;
- период времени документов;
- данные об отсутствии или повреждении документов или дел.
внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.
Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.
Как передать дела в новые руки
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.
Зачем нужна передача дел
Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.
Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.
Причинами данного мероприятия можно назвать такие:
- определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
- стимулировать выполнение работы на должном уровне;
- для бесперебойной работы производственного процесса;
- разделить области ответственности.
Акт о приеме работником документов
Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.
Данные, которые указываются в документе:
- Дата и место составления.
- Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
- Наименование организации.
- ФИО и должности сторон процедуры.
- Список передаваемых дел.
- Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
- Данные о свидетелях процесса.
Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии. Потом он утверждается руководителем фирмы.