Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Денежные документы в бюджетном учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед выездом транспорта (до начала работы агрегата) оформляются путевые листы (учетные листы агрегатов). Оформление путевых листов и учетных листов агрегатов выполняется специализированными документами программы или вручную, путем заполнения бланка.
«Фондовая» касса для денежных документов
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).
Ордера с записью «Фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».
Согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н записи в кассовую книгу вносятся по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные денежные документы.
Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Какие задачи решает подсистема «Учет ГСМ»
Подсистема Учет ГСМ решает следующие задачи:
- формирование путевых листов (формы 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, АПК-412);
- формирование учетных листов агрегатов (формы 17 и АПК-411);
- расчет для различных маршрутов и условий эксплуатации транспортных средств нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей согласно методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;
- расчет для различных режимов работы и условий эксплуатации агрегатов нормативного и фактического расхода нескольких видов горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей;
- формирование справки-расчета для документального оформления расшифровки расчета нормативного и фактического расхода ГСМ;
- списание ГСМ для одного рейса по различным счетам учета, источникам финансирования, направлениям расхода, центрам материальной ответственности и подразделениям;
- сводное списание ГСМ по нескольким путевым листам (например, при заправке по топливным картам);
- формирование Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- формирование Журнала учета движения путевых листов (форма № 8, по ОКУД 0345008);
- контроль нормативного и фактического расхода, экономии и перерасхода ГСМ по транспортным средствам и агрегатам, а также по сотрудникам;
- сверка данных о заправках по топливным картам с данными поставщика топлива.
Формирование путевых и учетных листов
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2) предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам № 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Для каждой формы в программе применяется одноименный документ, далее — документ Путевой лист.
Для оформления первичных учетных документов, характеризующих работу агрегата, применяется документ Рабочий лист агрегата. Форма первичного документа разработана на основании формы № 17 «Рабочий лист агрегата» (код по ОКУД 6002210). Для оформления первичных учетных документов, характеризующих механизированные работы тракторов, комбайнов и самоходных машин, в программе применяется документ Учетный лист тракториста-машиниста (форма № 411-АПК). Форма первичного документа разработана на основании формы № 411-АПК «Учетный лист тракториста-машиниста».
Для открытия списка соответствующих документов можно воспользоваться командами Журнал путевых листов и Журнал учетных листов агрегатов в группе команд Учет ГСМ раздела Материальные запасы.
Следует отметить, что перечень унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не содержит форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также форм № 411-АПК, № 17, поэтому учреждение вправе разработать и утвердить в Учетной политике формы путевых листов и учетных листов агрегатов при условии, что они будут содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Путевые листы, формируемые в программе, отвечают данным требованиям. Также к любому документу можно добавить внешнюю печатную форму в рамках типового функционала (в разделе Администрирование следует вызвать команду Печатные формы, отчеты и обработки, а затем убедиться, что включен флажок Дополнительные отчеты и обработки и перейти по одноименной ссылке для детальной настройки).
Для формирования печатных форм путевых листов следует заполнить:
- данные водителя (реквизиты водительского удостоверения и прочие) — в справочнике Сотрудники;
- данные транспортного средства (государственный регистрационный знак, гаражный номер и прочие) — на закладке Для транспортных средствзакладки Индивидуальные характеристики элемента справочника Основные средства, НМА, НПА;
- данные о лицензионных карточках и маршрутах в соответствующих справочниках — группа команд Учет ГСМ в разделе Администрирование.
Для быстрого заполнения документов предусмотрена специальная настройка. Настройка «привязана» к основному средству и типу учетного документа (доступна для добавления и заполнения в панели навигации формы элемента справочника Основные средства, НМА, НПА). Данная настройка позволяет упростить заполнение:
- большинства реквизитов путевых листов (например, закрепить за автомобилем определенного водителя);
- показаний спидометра (одометра) по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
- остатков горючего по данным предыдущего путевого листа или его таксировки;
- адресов маршрутов и заданий — выбором из списка частых адресов в путевом листе;
- видов горючего — будет автоматически заполняться в новом путевом листе, если не определен режим заполнения по предыдущим документам.
Формирование отчетов для контроля корректности расходования ГСМ
Подсистема позволяет формировать следующие отчеты:
- Движение ГСМ в агрегатах и машинах — отражает по каждому агрегату остатки ГСМ на начало и конец периода, а также поступление и выбытие ГСМ за период;
- Движение ГСМ в транспортных средствах — отражает по каждому транспортному средству пробег и остатки ГСМ на начало и конец периода, а также пробег, поступление и выбытие ГСМ за период;
- Журнал учета движения путевых листов (ф. №8) — формируется журнал учета по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78;
- Журнал учета движения рабочих листов агрегатов — формируется журнал учета для агрегатов и машин по форме, аналогичной форме 0345008;
- Отчет по топливным картам — представляет сведения по заправкам топливными картами для сверки с данными поставщика ГСМ;
- Расход ГСМ по основным средствам и сотрудникам — представляет сведения о нормативном и фактическом расходе ГСМ, а также об экономии или перерасходе ГСМ, сгруппированные по основным средствам и сотрудникам.
В силу п. п. 108, 110 Инструкции N 157н выбытие (отпуск) ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы (литра, килограмма и т.д.) либо средней фактической стоимости. Применение одного из указанных способов должно быть закреплено в учетной политике казенного учреждения. При этом установленный порядок определения стоимости не может быть изменен в течение отчетного года. Бензин (дизельное топливо) списывается на основании путевых листов. Иные ГСМ (масла, тосол, охлаждающая жидкость и т.п.) списываются согласно акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Расходование масел, указанное в акте, должно соответствовать количеству использованного бензина, отраженному в путевых листах.
Хотелось бы обратить внимание читателей на форму путевого листа. С 19.06.2015 действует Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Этим Приказом не предусмотрена унифицированная форма путевого листа, следовательно, указанную форму казенные учреждения должны разработать самостоятельно и утвердить в своей учетной политике.
При разработке формы рекомендуем воспользоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок N 152).
Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии
Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.
Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.
Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:
-
накладная (акт приема-передачи);
-
счет-фактура;
-
отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);
-
универсальный передаточный документ (УПД).
Общие положения работы с поставщиками топлива
При приобретении топлива по топливным картам между продавцом топлива и бюджетным учреждением заключается договор. В нем определяются условия взаимодействия сторон договора: права и обязанности сторон, цена и порядок расчетов и другие условия сотрудничества. Порядок поставки топлива по топливным картам, способы оплаты у разных продавцов топлива могут отличаться. В связи с этим бюджетное учреждение выбирает того продавца топлива, условия работы которого оптимальны. Мы в рамках статьи рассмотрим лишь одну, наиболее часто встречающуюся схему взаимодействия продавца (организации, занимающейся сбытом топлива) и покупателя (бюджетного учреждения).
Как правило, договором поставки предусматривается отпуск топлива при наличии 100%-ной предоплаты. Перечисленная покупателем топлива сумма денежных средств отражается на топливной карте. То есть бюджетное учреждение — продавец на счет поставщика перечисляет некую сумму денежных средств (обычно это установленный в учреждении ежемесячный лимит отпуска топлива, умноженный на стоимость литра топлива у данного продавца). Денежные средства перечисляются на основании счета, выставленного продавцом. Реже встречается другая схема расчетов между покупателем и продавцом: когда покупателю устанавливается определенный лимит отпуска топлива в месяц, по итогам которого он производит его оплату.
Ежемесячно продавец топлива предоставляет покупателю комплект документов, необходимых для отражения в учете операций по приобретению топлива (счет на оплату топлива, счет-фактуру, отражающий объем отгруженного товара — топлива, товарную накладную, акт сверки расчетов, оборот по топливным картам с указанием количества поступивших на топливную карту денежных сумм, количества заправок и объема заправленного топлива с обозначением места заправки по карте и др.). Списание средств производится при отпуске топлива на основании предъявленной лицом топливной карты. Следует отметить, что в некоторых договорах поставки прописывается, что любое лицо, являющееся фактическим держателем топливной карты, выданной продавцом покупателю во исполнение договора, считается уполномоченным представителем покупателя (бюджетного учреждения). При этом оператор АЗС не обязан дополнительно проверять наличие соответствующих полномочий у держателя топливной карты. То есть в случае, если при утере топливной карты ею воспользуется другое лицо и заправит свой автомобиль, продавец за то, что он заправил этот автомобиль, ответственности не несет.
Как нами уже упоминалось выше, продавцом может быть установлена скидка покупателю топлива — бюджетному учреждению при приобретении определенного объема топлива. Также продавец может оставить за собой право отпускать топливо покупателю при отсутствии денежных средств на карте, но при этом покупатель обязуется оплатить топливо по действующим на АЗС отпускным ценам — без скидок (данное условие прописывается в договоре). В случае отпуска топлива без предварительной оплаты покупатель обязуется произвести оплату в течение установленных договором банковских дней, исчисляемых с даты получения счета. Моментом исполнения обязанности по оплате топлива считается дата зачисления соответствующей суммы денежных средств на расчетный счет продавца.
С продавцом топлива, как и с любым другим контрагентом, проводится сверка расчетов. Иногда условия и периодичность проведения совместной сверки расчетов между покупателем и продавцом топлива также оговариваются в договоре поставки. В частности, может быть прописано, что акт сверки расчетов составляется стороной-инициатором в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан уполномоченным представителем стороны-инициатора и скреплен его печатью. В течение установленного договором срока (например, такой срок может быть определен как десять рабочих дней со дня получения акта сверки расчетов) сторона-получатель должна подписать, скрепить печатью и направить один экземпляр акта сверки расчетов стороне-инициатору или направить стороне-инициатору свои письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки расчетов информации. Акт сверки расчетов считается принятым стороной-получателем без возражения и в редакции стороны-инициатора, если сторона-получатель в течение определенного договором срока не направит стороне-инициатору один экземпляр акта сверки расчетов, подписанный и скрепленной печатью стороны-получателя, или письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки информации.
Почти все спортивные бюджетные учреждения имеют на балансе или в аренде транспортные средства. При их эксплуатации используются бензин, керосин, мазут, автол, масла, тормозные и другие специальные жидкости (ГСМ).
В случае проверки финансово-хозяйственной деятельности такого учреждения приобретение и расход ГСМ являются объектом пристального внимания контролирующих органов. В данной статье мы рассмотрим бухгалтерский учет операций, связанных с приобретением и списанием ГСМ.
Приобретение ГСМ может производиться бюджетным учреждением как за наличный расчет, так и в безналичной форме. Если масла, специальные жидкости приобретаются, как правило, за наличные средства, то бензин:
- за наличный расчет;
- путем приобретения талонов на заправку ГСМ;
- путем приобретения ГСМ с использованием пластиковой карточки.
Особенности этих способов мы рассмотрим на примерах ниже.
Учет ГСМ ведется в соответствии с Инструкцией N 25н на счете 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы». Принятие к бюджетному учету производится по фактической стоимости с учетом предъявленных поставщиком сумм НДС (при приобретении за счет бюджетных средств) и без учета НДС (при оплате за счет средств от приносящей доход деятельности, если доход последней подлежит обложению НДС). Аналитический учет ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей. Материально ответственные лица должны вести учет ГСМ в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству. Оприходование топлива и масел отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика, кассовых чеков).
Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.
Нормы расхода топлива
Расчет топливных расходов производится на основании утвержденных норм. Данные «лимиты» отражены в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации). Сами нормы предназначены для расчетов планового расхода, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и работ, для расчетов по налогообложению предприятий и т.д.
Горюче-смазочные материалы должны расходоваться в пределах установленных норм. Отсутствие внутреннего локального акта об утверждении норм расхода ГСМ является грубым нарушением законодательства. Раньше учреждение могло разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива (Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р 3112194-0366-03), утв. Минтрансом России 29 апреля 2003 г.). Но сегодня данный документ утратил силу, а утвержденные Методические рекомендации содержат положение лишь о том, что предприятие может в случае производственной необходимости уточнять или ввести отдельные поправочные коэффициенты (повышающие или понижающие) к нормам расхода топлива при соответствующем обосновании и по согласованию с Минтрансом России (п. 6 Методических рекомендаций).
Методическими рекомендациями установлены нормы расхода топлива для различных видов транспорта — для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей, соответствующие определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса, без учета его расхода на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды.
Пунктами 5 и 6 Методических рекомендаций установлен ряд повышающих и понижающих коэффициентов. Они могут устанавливаться распорядительным документом руководителя организации и распространяться на автомобили данной организации. Если коэффициенты устанавливает орган местного самоуправления, они могут применяться всеми организациями, расположенными на данной территории. Поправочные коэффициенты к нормам расхода топлива устанавливаются в зависимости от времени года, местности, где работает автомобиль, высоты над уровнем моря и т.д.
Если необходимо применять несколько надбавок, то их значения не перемножаются, а суммируются.
Что собой представляют топливные карты
Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.
Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации. Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.
Виды ТК различны:
- По обозначенному лимиту:
- лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
- нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
- По виду баланса:
- денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
- литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
- По способу расчета:
- дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
- кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.
Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам
Определение топливной карты мы уже давали в одном из предыдущих пунктов. Рассмотрим какие бывают их виды.
Их различают по наличию ограничений:
| Лимитированные | Установлено определенное количество средств, которые необходимо использовать за определенный период |
| Не лимитированные | Пользование средствами, внесенными на карту.Не ограничено их величиной и временем применения |
ГСМ приобретены посредством топливных карт
Орлова Е.В. эксперт,
журнал «Российский налоговый курьер» № 17/2008
Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России
У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.
Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.
Бухгалтерские проводки по списанию топлива
Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Списана себестоимость израсходованного топлива (согласно путевому листу) | 20 (23, 26, 44…) | 10-3 |