Оформление инвентаризации денежных средств в государственном учреждении в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление инвентаризации денежных средств в государственном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для определения фактического наличия объектов ФСБУ 28/2023 предусматривает пути подсчета, взвешивания, обмера, осмотра объектов, а когда это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).

Основные новации обязательного проведения инвентаризации

• Для каждого случая определена дата, по состоянию на которую должна проводиться инвентаризация. При этом срок проведения инвентаризации организация устанавливает самостоятельно.
• Установлены случаи, когда организация может не создавать инвентаризационную комиссию для обязательного проведения инвентаризации:
  • если работниками организации являются только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) или только руководитель;
  • если организация заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторами;
  • если инвентаризация проводится ревизионной комиссией.
• Отсутствие менее 1/5 членов инвентаризационной комиссии при проведении обязательной инвентаризации не является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (раньше — неприсутствие одного члена инвентаризационной комиссии влекло за собой недействительность результатов инвентаризации).

Периметр инвентаризации охватывает все имущество и обязательства, которыми организация располагает, а именно:

• активы и обязательства, учитываемые в бухгалтерском учете непосредственно;

• не учитываемые в составе активов, но подлежащие отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;

• имущество, не учтенное экономическим субъектом.

Все вместе эти объекты входят в состав объектов инвентаризации. Инвентаризация имущества, не признанного в бухгалтерском учете (или признание которого прекращено), обеспечивает уверенность инвентаризационной комиссии в том, что все располагаемые объекты, которые отвечают признакам активов, учтены в их составе.

Положениями стандарта раскрывается суть инвентаризации и ее цель, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Фактическое наличие активов и обязательств должно выявляться путем:

• установления их действительного существования;

• оценки их состояния;

• обоснованности нахождения у экономического субъекта.

Фактическое наличие объектов

Инвентаризация должна быть организована таким образом, чтобы фактическое наличие материальных объектов было подтверждено исчерпывающим образом. Лучший способ для этого – объективная проверка наличия и состояния материальных объектов на том месте, где они находятся на момент инвентаризации непосредственно. При современной организации процессов движения товаров или иных запасов обеспечить такую проверку буквально иногда означало бы, что ради бухгалтерского учета операционной деятельности был бы нанесен урон. Конечно, такая ситуация недопустима. Бухгалтерский учет, как зеркало, отражает деятельность организации, но не вмешивается в нее, тем более негативно. При высокотехнологичной организации процессов у руководителя есть и высокотехнологичный инструментарий. В случае применения альтернативных способов выявления фактического наличия объектов такие способы должны давать ту же степень уверенности в наличии объектов, что и основные.

Для целого ряда объектов, для которых необходимы иные инструменты выявления фактического наличия, стандарт требует проведения проверки документов и выполнения расчетов. К таким объектам относятся:

• нематериальные активы и капитальные вложения в них;

• денежные средства на счетах в кредитных и иных организациях;

• финансовые вложения;

• дебиторская задолженность и иные аналогичные активы, обязательства;

• отложенные налоговые активы и обязательства;

• источники финансирования деятельности экономического субъекта;

• объекты бухгалтерского учета, которые согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета не учитываются в составе обязательств, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;

• имущественные права и обязательства, не учтенные экономическим субъектом.

Срок введения новых правил инвентаризации

Срок введения новых правил инвентаризации, установленных ФСБУ 28/2023, – один из ключевых вопросов для предприятий. Новый стандарт начнет работать с 1 января 2023 года и затронет все компании, включая крупные корпорации и малые предприятия.

Основная цель нового стандарта – улучшение процесса инвентаризации и повышение достоверности финансовой отчетности. Он определяет требования по подготовке и проведению инвентаризации, а также содержит рекомендации по оценке и документированию результатов.

Для многих предприятий введение нового стандарта потребует значительных изменений в организационной структуре и бухгалтерских системах. Поэтому начать работать над внедрением новых требований следует в ближайшее время.

Сроки введения новых правил могут быть изменены или отложены. Однако, несмотря на это, компании должны продолжать готовиться к внедрению ФСБУ 28/2023.

Документальное оформление инвентаризации по новым правилам

С введением нового стандарта ФСБУ 28/2023 требования к документации при проведении инвентаризации были усилены и детализированы.

Одно из ключевых изменений – необходимость составления плана инвентаризации. План должен содержать информацию о целях и задачах инвентаризации, перечне объектов, подлежащих учету, а также порядке и сроках проведения процедуры. Это позволяет обеспечить структурированный подход к выполнению инвентаризационных работ.

Следующим важным аспектом является формирование акта инвентаризации. В новых правилах акт должен содержать детальную информацию о каждом объекте учета:

• наименование;
• характеристики;
• состояние и прочие данные.

Когда проводится внеплановая инвентаризация

Не только руководитель фирмы может проверять кассу предприятия. Инвентаризацию также вправе инициировать контролирующие лица со стороны:

• члены ревизионной комиссии из вышестоящего предприятия;
• работники следственных органов;
• инспекторы ФНС.

Они вправе устроить инвентаризацию предприятия в любое время, если у них появится повод. Поэтому ее называют внеплановой. Контролирующие органы устраивают инвентаризацию денежных средств по разным причинам. Например, чтобы:

• укрепить финансовую дисциплину внутри предприятия;
• найти ошибки в учете;
• предупредить финансовые нарушения со стороны бизнеса или провести расследование по уже случившимся и т.д.

Вводная информация об оформлении инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация в бюджетном учреждении является периодической процедурой, которая позволяет уточнить и актуализировать информацию о наличии и состоянии имущества. Она проводится с целью предотвращения потерь и злоупотреблений, а также чтобы иметь точные данные о финансовых ресурсах учреждения.

Важно отметить, что инвентаризация должна быть документально оформлена и иметь соответствующую юридическую силу. Это позволяет установить фактическое наличие и состояние имущества, а также определить возможные расхождения с бухгалтерскими данными.

При оформлении инвентаризации необходимо учесть ряд особенностей, связанных с бюджетным учреждением. Во-первых, следует придерживаться установленного порядка проведения инвентаризации, который предусматривает определенный период и определенные этапы работы.

Во-вторых, необходимо обратить особое внимание на правильное оформление документации, такой как акты инвентаризации, протоколы и акты списания имущества. Вся документация должна быть строго оформлена в соответствии с требованиями законодательства и иметь подписи уполномоченных лиц.

Кроме того, важно организовать процесс инвентаризации таким образом, чтобы он был максимально прозрачным и надежным. В этом поможет использование современных информационных систем, которые позволяют автоматизировать учет и контроль имущества.

Таким образом, оформление инвентаризации в бюджетном учреждении является ответственным и важным процессом, требующим соблюдения определенных правил и рекомендаций. Надлежащее оформление инвентаризации поможет обеспечить актуальную информацию о имуществе учреждения и предотвратить возможные нарушения.

Отражение в учете инвентаризационных разниц

При инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).

Напомним, что согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, для казенных учреждений предусмотрены следующие формы для документального оформления проведения инвентаризации.

Инвентаризация нефинансовых активов

В статье рассмотрим особенности проведения в государственных (муниципальных) учреждениях инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и других материальных ценностей, а также порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

При проведении инвентаризации нефинансовых активов в государственных (муниципальных) учреждениях проверяются сохранность имущества, соответствие фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета, а также выявляются объекты, не соответствующие критериям признания имущества активами и имеющие признаки обесценения.

Инвентаризации подлежат все виды нефинансовых активов, принадлежащие учреждению и находящиеся в пользовании, независимо от местонахождения, в том числе подлежащие учету на забалансовых счетах, а также не учтенные по каким-либо причинам.

Порядок проведения инвентаризации, в том числе нефинансовых активов, сроки ее проведения устанавливаются в учетной политике учреждения. При разработке такого порядка учреждение вправе включать в него отдельные положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, не противоречащие законодательству РФ (Письмо Минфина РФ от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).

Далее рассмотрим порядок осуществления инвентаризации отдельных видов нефинансовых активов на основе данных методических указаний.

Федеральный бюджет на 2022 год

Текущий проект разрабатывается с учетом снижения ставки страхового взноса на 8% (сейчас она составляет в совокупности 30%). Косвенный сбор в виде НДС будет увеличен на 4% (сейчас он выражается показателем 18%). Министерство финансов считает, что такое перераспределение налоговых потоков приведет к существенному оздоровлению бизнес-среды. Такие налоговые инновации планируют внести в российское законодательство осенью 2022 года.

• начиная с 2022 года, бюджет формируется не на один год, а на три. В текущих экономических реалиях Министерству финансов удобнее создавать трехгодичный план, чтобы на его основании строить бюджетную политику и выравнивать существующие дисбалансы;
• исчерпание средств Резервного фонда и привлечение ресурсов Президентского фонда РФ привело к необходимости пересмотреть схемы финансирования дефицитной части бюджета. Теперь использование автономных фондов будет урезано, а деньги начнут аккумулироваться на внутреннем финансовом рынке;
• в ближайшие годы главным источником для финансирования госбюджета останутся средства из Фонда национального благосостояния и Резервного фонда;
• с 2022 года внедрено новое финансовое правило – если цена на нефть превысит заложенную в бюджете планку, разница пойдет не на расходные статьи, а на формирование резервов. В 2022 году в бюджет была заложена цена по 40 долларов США за единицу нефти марки Urals. Впоследствии эта цифра ежегодно подлежит индексации на 2%.

Когда проводится инвентаризация финансовых активов

Инвентаризация финансовых активов бюджетного учреждения может проводиться в соответствии с законодательными актами, т.е. планово, а также иметь инициативный характер, т.е. проводиться на основании распоряжения руководителя или внутренних актов учреждения.

По Приказам Минфина № 33 и № 256н инвентаризация финансовых и иных активов проводится в таких ситуациях:

• смена материально ответственного лица;
• факт хищения или порчи;
• стихийное бедствие;
• передача (возврат) комплекта объектов в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение;
• реорганизация или ликвидация учреждения;
• формирование годовой отчетности;
• по порядку, указанному в учетной политике;
• иные ситуации, которые предусмотрены законодательством РФ.

Инвентаризационная комиссия

Состав инвентаризационной комиссии учреждение утверждает самостоятельно. В пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств рекомендуется включать в состав такой комиссии представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (например, экономистов).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).

Вместе с тем в более позднем письме (от 19.05.2020 № 02-07-10/41023) Минфин указал, что нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требований об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера.

По мнению автора, решение о наличии бухгалтера в составе инвентаризационной комиссии находится в компетенции учреждения, а письма Минфина носят рекомендательный и разъяснительный характер.

Издание приказа о проведении инвентаризации

Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:

• дату начала и дату окончания инвентаризации;
• место проведения инвентаризации;
• участки и объекты, подлежащие проверке;
• причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
• состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
• срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.

Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

• Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
• Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.

Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.

Чтобы быстрее провести инвентаризацию:

• сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
• оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:

• например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.​

По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.

Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:

• статус объекта: в эксплуатации, временно не эксплуатируется, реконструируется и т.д.;
• целевую функцию: эксплуатируется, нужен ремонт или восстановление.

Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. В конце статьи вы можете скачать фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образцы документов к инвентаризации 437.9 КБ

Финансовые и иные обязательства учреждения должны быть проверены в рамках инвентаризации (п. 9 Инструкции по отчетности, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н, пп. 80—81 федерального стандарта бухучета для организаций госсектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики;
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других ЧС, в том числе вызванных экстремальными условиями;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
• в других случаях, предусмотренных законодательством и НПА;
• при составлении годовой отчетности;
• при реорганизации или ликвидации учреждения.

Инвентаризация в бюджетном учреждении: важные моменты

При инвентаризации следует оформить немало документов. Для начала руководитель учреждения издает приказ о сроках проведения проверки, составе комиссии и имущества, подлежащего пересчету.

Инвентаризацию в бюджетном учреждении оформляют по формам, приведенным в приложениях к приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н. Если в этом приказе нет необходимых форм инвентаризационных актов, можно разработать свои бланки или использовать другие установленные формы. В таком случае их нужно утвердить в учетной политике учреждения (пп. «г» п. 9 Федерального стандарта, утвержденного приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н).

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, стал первым российским стандартом в этой сфере. Раньше документа, регулировавшего эту сферу, не было. Но особых изменений в работе бухгалтерам он не принесет, хотя его нормы тоже следует зафиксировать в учетной политике.

Из важного, на что рекомендуем обратить внимание:

• введены новые термины (к примеру, «оправдательный документ») и дана расшифровка ранее используемых (например, «дата составления первичного учетного документа»);
• бухгалтерские регистры отнесены к документам бухучета наравне с первичными документами;
• вся бухгалтерская документация ведется на русском языке, а если предъявлен документ на иностранном языке, то его переводят построчно на русский и только потом принимают к учету;
• валюта, указанная в документах, — российский рубль;
• если надо исправить ошибки в документе, то допускается изготовить новый, но с указанием, что он сделан взамен ошибочного документа (п. 20 ФСБУ 27/2021);
• хранить документацию следует в том виде, в котором она поступила: на бумаге или в электронном формате. Хранить оцифрованные версии бумажных документов нельзя.

Чтобы перейти на новый стандарт, в учетной политике фиксируют порядок исправления и хранения документов, описывают условия доступа к ним. Дополнительно к документу следует приложить график документооборота.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель организации (п. 2.2 Указаний № 49).

Рекомендовано в состав инвентаризационной комиссии включать представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

Отражение в бюджетном учете операций по списанию недостачи производственного инвентаря

 Операция 

 Корреспонденция счетов 

 Сумма, 
 руб. 

 Дебет 

 Кредит 

1. Списана сумма
начисленной 
амортизации 

 110436410 
 "Уменьшение за счет 
 амортизации стоимости
 производственного и 
 хозяйственного 
 инвентаря - иного 
 движимого имущества 
 учреждения" 

 110136410 
 "Уменьшение стоимости
 производственного 
 и хозяйственного 
 инвентаря - иного 
движимого имущества 
 учреждения" 

 10 000 

2. Списана 
остаточная 
стоимость 
инвентаря 

 140110172 
 "Доходы от операций 
 с активами" 

 110136410 
 "Уменьшение стоимости
 производственного 
 и хозяйственного 
 инвентаря - иного 
 движимого имущества 
 учреждения" 

 50 000 

3. Отражена 
задолженность 
виновного лица 

 120971560 
 "Увеличение 
 дебиторской 
 задолженности 
 по ущербу основным 
 средствам" 

 140110172 
 "Доходы от операций 
 с активами" 

 35 000 

Пример 3. В ходе инвентаризации обнаружены излишки хозяйственных материалов рыночной стоимостью 500 руб. Отражение в бюджетном учете операции по оприходованию излишков хозяйственных материалов приведено в табл. 3.

Похожие записи:

• Все о ЕНВД и его отмене в 2020—2021 годах
• Налоговая декларация 3-НДФЛ при продаже автомобиля
• Реквизиты для уплаты взносов на травматизм в 2023 году по регионам